PDF-Datei aus E-Mail-Anlage mit der Kurzbefehle-App automatisch erstellen
- Einleitung und Voraussetzungen
- Kurzer Überblick über den Ablauf
- Schrittweise Vorgehensweise in der Kurzbefehle-App
- Beispielhafte Umsetzung
- Automatisierungen und Einschränkungen
- Fazit
Einleitung und Voraussetzungen
Die Kurzbefehle-App (Apple Shortcuts) auf iOS und iPadOS ermöglicht es Ihnen, Abläufe zu automatisieren, darunter die Verarbeitung von E-Mail-Anlagen wie PDF-Dateien. Wenn Sie eine PDF-Datei aus einer E-Mail-Anlage automatisch erstellen und speichern möchten, können Sie hierfür einen Kurzbefehl erstellen, der die E-Mail-Anlage ausliest und anschließend als PDF speichert oder anderweitig verarbeitet. Voraussetzung ist, dass Sie die Kurzbefehle-App auf Ihrem Gerät installiert haben und Zugriff auf Ihre E-Mails über die Mail-App oder eine andere geeignete Anwendung besteht.
Kurzer Überblick über den Ablauf
Grundsätzlich besteht der Ablauf darin, die Anlagen einer E-Mail auszulesen, mit dem Fokus auf PDF-Dateien, und diese dann als Datei zu speichern oder weiterzuverarbeiten. Die Kurzbefehle-App kann auf Anhänge zugreifen, wenn sie entweder direkt aus der Mail-App gestartet wird oder wenn Sie die Anhänge anderweitig importieren. Ein vollständig automatischer Ablauf, der ohne jegliches manuelles Zutun abläuft, ist aufgrund von iOS-Sicherheitsvorkehrungen teilweise eingeschränkt. Dennoch können Sie es sehr einfach gestalten, indem Sie den Kurzbefehl mit einem Share-Sheet oder aus der Mail-App heraus starten.
Schrittweise Vorgehensweise in der Kurzbefehle-App
Öffnen Sie zunächst die Kurzbefehle-App und erstellen Sie einen neuen Kurzbefehl. Damit die PDF-Anlage aus einer E-Mail verarbeitet wird, bietet es sich an, den Kurzbefehl so zu konfigurieren, dass er Anhänge verarbeitet, die Sie aus der Mail-App heraus teilen.
Der erste Baustein sollte Eingabe erhalten (Input) sein, idealerweise vom Typ Dateien oder Anhänge. Die Kurzbefehle-App erkennt beim Start über das Teilen-Menü, dass eine Datei, z.B. eine PDF, übergeben wird. Wenn Sie also in der Mail-App auf die PDF-Anlage tippen und Teilen wählen, können Sie Ihren Kurzbefehl aus dem Teilen-Menü auswählen.
Im nächsten Schritt verwenden Sie die Aktion Datei sichern oder In Ordner sichern, um die PDF-Datei an einem gewünschten Speicherort abzulegen. Hierbei können Sie optional einen Zielordner auswählen, zum Beispiel iCloud Drive oder lokal auf Ihrem iPhone.
Falls Sie aus der E-Mail heraus den Fluss automatisieren möchten, können Sie noch weitere Schritte einfügen, wie das Umbenennen der Datei oder das Anfügen an eine Erinnerung oder Notiz.
Beispielhafte Umsetzung
Ein grundlegender Kurzbefehl könnte wie folgt aufgebaut sein:
Starten mit Eingabe erhalten von Datei.
Anschließend mit Dokumente suchen oder Filtern die übergebenen Dateien auf PDFs einschränken, indem Sie den Dateityp prüfen.
Danach verwenden Sie Datei sichern und wählen den Speicherort, etwa im iCloud Drive-Ordner Shortcuts/PDFs.
Optional fügen Sie Benachrichtigung anzeigen hinzu, um zu bestätigen, dass die PDF abgespeichert wurde.
Automatisierungen und Einschränkungen
Wenn Sie eine vollautomatische Lösung wünschen, die im Hintergrund läuft, sobald neue Mails mit PDF-Anlagen eintreffen, sind Sie auf iOS eingeschränkt, da Mail-Apps keine Hintergrund-Trigger für Kurzbefehle anbieten. Eine Möglichkeit besteht darin, eine Automatisierung in der Kurzbefehle-App zu erstellen, die z.B. bei Ankunft bestimmter E-Mails im Posteingang eine Benachrichtigung auslöst, um dann manuell den Kurzbefehl zu starten.
Alternativ können Sie die PDFs manuell aus der Mail-App teilen und so den automatischen Speicherprozess auslösen. Dies ist der praktikabelste Weg, um Sicherheit und Benutzerkontrolle zu gewährleisten.
Fazit
Mit der Kurzbefehle-App lässt sich eine PDF-Datei aus einer E-Mail-Anlage relativ einfach automatisch verarbeiten, indem der Anhang über den Teilen-Dialog an den Kurzbefehl übergeben und dort gespeichert wird. Vollautomatische Hintergrundprozesse sind aufgrund von iOS-Sandboxing und Datenschutzbestimmungen nicht direkt möglich, jedoch bieten sich praktikable und schnelle Workflows für den halbautomatischen Umgang an.
Wenn Sie weitere Hilfe bei der Erstellung konkreter Kurzbefehle benötigen, lassen Sie es mich wissen, ich kann Ihnen auch Schritt-für-Schritt-Anleitungen oder Beispielskripte zur Verfügung stellen.