Wie zeitintensiv ist das regelmäßige Aussortieren und Vernichten abgelaufener Akteninhalte?

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Die Zeitintensität für das Aussortieren und Vernichten von Akten wird oft unterschätzt. Wie viel Zeit Sie tatsächlich benötigen, hängt von drei Hauptfaktoren ab: dem Organisationsgrad, dem Medium (Papier vs. Digital) und der Menge.

Hier ist eine realistische Einschätzung, unterteilt nach verschiedenen Szenarien:

1. Die entscheidenden Faktoren (Zeitfresser)

  • Vorsortierung: Wenn Aktenordner nicht nach Jahrgängen oder Löschfristen sortiert sind, müssen Sie jedes Blatt einzeln prüfen. Das ist der größte Zeitfresser.
  • Datenschutz (DSGVO): Die Vernichtung muss rechtssicher erfolgen (Schreddern nach DIN 66399). Das dauert länger als das bloße Wegwerfen.
  • Protokollierung: Im geschäftlichen Bereich muss die Vernichtung oft dokumentiert werden (Löschprotokoll), was zusätzliche Zeit beansprucht.

2. Zeitaufwand im Vergleich

Szenario A: Die ungeordnete Papierablage (Worst Case)

Sie haben volle Ordner, in denen Dokumente aus verschiedenen Jahren gemischt sind.

  • Sichten & Sortieren: ca. 15–30 Minuten pro Aktenordner.
  • Vernichtung (Büro-Shredder): ca. 10 Minuten pro Ordner (inkl. Entklammern).
  • Gesamtaufwand: Bei 20 Ordnern ca. 8 bis 13 Stunden.

Szenario B: Die strukturierte Papierablage (Best Case)

Die Ordner sind bereits nach Jahrgängen beschriftet (z. B. „Buchhaltung 2013“).

  • Sichten: 1 Minute (nur das Etikett prüfen).
  • Vernichtung: Je nach Methode (siehe unten).
  • Gesamtaufwand: Bei 20 Ordnern ca. 30 bis 60 Minuten (zzgl. Transport/Abholung).

Szenario C: Digitale Akten

  • Manuell: Ohne System müssen Dateien einzeln gelöscht werden (ähnlich zeitaufwendig wie Papier).
  • Automatisiert (DMS): Ein Dokumentenmanagement-System erkennt Löschfristen automatisch. Sie müssen nur noch eine Liste bestätigen.
  • Gesamtaufwand: Minutensache.

3. Profi-Tipp zur Zeitersparnis: Die Vernichtungsmethode

Die Art und Weise, wie Sie vernichten, beeinflusst die Zeit massiv:

  1. Der eigene Aktenvernichter: Extrem zeitintensiv. Man muss Klammern entfernen, kann nur wenige Blätter gleichzeitig einführen und der Behälter muss ständig geleert werden. Zudem überhitzen günstige Geräte schnell.
  2. Der externe Dienstleister (Datenschutztonne): Dies ist die zeiteffizienteste Methode. Sie mieten eine gesicherte Tonne, werfen die kompletten Ordner (inkl. Mechanik und Klammern) hinein und die Tonne wird abgeholt und zertifiziert vernichtet.
    • Zeitaufwand: Nur das Rollen der Tonne und das Einwerfen der Ordner.

4. Wie Sie den Aufwand langfristig minimieren

Um den jährlichen „Akten-Marathon“ zu vermeiden, empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

  • Farbleitsystem: Markieren Sie Ordner mit farbigen Punkten für das Jahr der Vernichtung (z. B. Rot = 2024 weg, Blau = 2025 weg).
  • Stichtagsregelung: Reservieren Sie sich einen festen Tag im Jahr (z. B. in der ersten Januarwoche). Das ist effizienter als zwischendurch immer mal wieder ein Blatt auszusortieren.
  • „Digital First“: Je mehr Sie digitalisieren und dort mit automatisierten Löschregeln arbeiten, desto geringer wird der physische Aufwand.

Fazit

Für ein kleines Unternehmen oder ein gut geführtes Home-Office mit ca. 50 Ordnern sollten Sie bei guter Vorbereitung ca. 2 bis 4 Stunden pro Jahr einplanen. Bei schlechter Vorbereitung kann dieselbe Menge zwei volle Arbeitstage in Anspruch nehmen.

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