Wie behebt man Darstellungsprobleme von Schriftarten beim Export von Dokumenten in das PDF-Format?

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Darstellungsprobleme bei Schriftarten in PDFs (z. B. falsche Zeichen, fehlende Buchstaben oder Ersatzschriftarten) entstehen meist dadurch, dass die Schriftart auf dem Zielgerät nicht installiert ist und nicht korrekt in die Datei eingebettet wurde.

Hier sind die effektivsten Lösungen, unterteilt nach Ursache und Software:

1. Die wichtigste Lösung: Schriftarten vollständig einbetten

Die häufigste Ursache ist, dass nur ein Verweis auf die Schriftart gespeichert wurde, statt der Schriftdaten selbst.

  • In Microsoft Word (Windows):
    1. Gehe auf Datei > Optionen > Speichern.
    2. Aktiviere ganz unten den Haken bei „Schriftarten in der Datei einbetten“.
    3. Wähle idealerweise nicht „Nur im Dokument verwendete Zeichen einbetten“ (damit das PDF später bearbeitbar bleibt), aber aktiviere „Allgemeine Systemschriftarten nicht einbetten“, um die Dateigröße gering zu halten.
  • In Adobe InDesign / Illustrator:
    • Beim Export als PDF (Print) unter dem Reiter „Erweitert“ sicherstellen, dass bei „Schriften“ steht: „Alle Schriften mit einem Anteil von installierten Glyphen unter 100 % werden unterteilt“. (Standardmäßig bettet Adobe Schriften meist automatisch ein).

2. Export-Methode ändern („Speichern unter“ vs. „Drucken“)

Es macht einen großen Unterschied, wie das PDF erstellt wird:

  • Nutze „Exportieren“ oder „Speichern unter“: Diese nativen Funktionen (z. B. in Word oder LibreOffice) betten Schriften meist besser ein.
  • Vermeide „Microsoft Print to PDF“: Virtuelle Drucker behandeln Text manchmal wie Bilder oder nutzen minderwertige Schrift-Ersetzungen. Wenn du einen PDF-Drucker nutzt, verwende hochwertige Alternativen wie Adobe PDF oder PDF24.

3. PDF-Standards verwenden (PDF/A oder PDF/X)

Diese Standards sind für Archivierung bzw. Druck optimiert und erzwingen die Einbettung aller Schriften.

  • Wähle beim Export das Format PDF/A (für Dokumente) oder PDF/X (für den professionellen Druck). Wenn eine Schriftart Lizenzbeschränkungen hat, die das Einbetten verbieten, wird die Software beim Export mit diesem Standard eine Fehlermeldung ausgeben.

4. Probleme mit Sonderzeichen und Glyphen (To-Fu)

Wenn statt Buchstaben kleine Quadrate (□□□) erscheinen:

  • Prüfe den Zeichensatz: Nicht jede Schriftart unterstützt alle Sonderzeichen (z. B. polnische Akzente, mathematische Symbole oder Emojis). Wechsle zu einer Unicode-Schriftart wie Arial Unicode MS, Noto Sans oder Lucida Sans Unicode.
  • OpenType bevorzugen: Verwende nach Möglichkeit OTF-Schriftarten (OpenType) statt veralteter TTF-Dateien (TrueType), da diese eine bessere Zeichenunterstützung bieten.

5. Die „Notlösung“: In Pfade/Kurven umwandeln

Wenn eine Schriftart partout nicht korrekt angezeigt wird oder Lizenzprobleme macht (nur bei Grafikprogrammen wie Illustrator, InDesign oder Affinity empfohlen):

  • Wandle den Text in Pfade (Kurven/Outlines) um.
  • Vorteil: Der Text wird wie eine Grafik behandelt und sieht überall exakt gleich aus.
  • Nachteil: Der Text ist im PDF nicht mehr durchsuchbar und kann nicht mehr korrigiert werden.

6. Lizenzrechte prüfen

Manche Schriftarten haben ein eingebautes „Flag“, das das Einbetten in PDFs verbietet.

  • Woran erkennt man das? Wenn beim Export eine Fehlermeldung erscheint wie „Font X could not be embedded due to licensing restrictions“.
  • Lösung: In diesem Fall musst du eine andere, ähnliche Schriftart verwenden, die freie Einbettungsrechte hat (z. B. Google Fonts).

Zusammenfassung der Checkliste:

  1. Ist die Option „Schriften einbetten“ in den Layouteinstellungen aktiviert?
  2. Wurde ein PDF-Standard (PDF/A) gewählt?
  3. Ist die Schriftart als OpenType (OTF) installiert?
  4. Falls alles scheitert: Den Text in Pfade umwandeln (nur für Grafiken sinnvoll).