Was versteht man unter einer Abweichungsanalyse?

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Unter einer Abweichungsanalyse (auch Soll-Ist-Vergleich genannt) versteht man ein zentrales Instrument des Controllings und der Unternehmenssteuerung. Dabei werden geplante Werte (Soll-Werte) mit den tatsächlich erreichten Werten (Ist-Werte) verglichen.

Ziel ist es, Unterschiede festzustellen, deren Ursachen zu ergründen und bei negativen Entwicklungen Gegenmaßnahmen einzuleiten.

Hier sind die wichtigsten Aspekte im Detail:

1. Das Grundprinzip

Die Formel ist denkbar einfach:

Abweichung = Ist-Wert – Soll-Wert

  • Positive Abweichung: Das Ist ist höher als das Soll (z. B. mehr Umsatz als geplant = gut; oder höhere Kosten als geplant = schlecht).
  • Negative Abweichung: Das Ist ist niedriger als das Soll (z. B. weniger Kosten als geplant = gut; oder weniger Absatz als geplant = schlecht).

2. Arten von Abweichungen

In der Betriebswirtschaft unterscheidet man meist nach der Ursache:

  • Preisabweichung: Die Preise für Rohstoffe oder Leistungen waren anders als kalkuliert.
  • Mengenabweichung (Verbrauchsabweichung): Es wurde mehr oder weniger Material/Zeit verbraucht als geplant.
  • Beschäftigungsabweichung: Die Auslastung der Maschinen oder Mitarbeiter war anders als erwartet (Fixkostenproblematik).
  • Erlösabweichung: Der Verkaufspreis oder die Absatzmenge der Produkte weicht vom Plan ab.

3. Der Prozess der Abweichungsanalyse

Eine systematische Analyse erfolgt meist in vier Schritten:

  1. Soll-Ist-Vergleich: Feststellung der reinen Differenz (Wie groß ist die Lücke?).
  2. Ursachenanalyse: Warum ist die Abweichung entstanden? (Lag es an Fehlplanungen, externen Markteinflüssen oder internen Fehlern?).
  3. Bewertung: Ist die Abweichung relevant? (Kleinigkeiten werden oft ignoriert, kritische Abweichungen erfordern sofortiges Handeln).
  4. Maßnahmenplanung: Einleitung von Korrekturen, um die Ziele doch noch zu erreichen oder die Planung für die Zukunft anzupassen.

4. Warum ist sie so wichtig?

  • Frühwarnsystem: Man erkennt Probleme, bevor sie existenzbedrohend werden.
  • Lerneffekt: Die Qualität der zukünftigen Planung verbessert sich.
  • Verantwortlichkeit: Es wird klar, in welchem Bereich (Einkauf, Produktion, Vertrieb) die Ziele verfehlt wurden.
  • Transparenz: Die Geschäftsführung erhält eine fundierte Entscheidungsgrundlage.

5. Beispiel aus der Praxis

Ein Unternehmen plant, im März 10.000 Euro für Rohmaterial auszugeben (Soll). Am Monatsende stellt man fest, dass 12.000 Euro ausgegeben wurden (Ist).

Die Abweichungsanalyse zeigt nun:

  • Die Menge war wie geplant (keine Mengenabweichung).
  • Aber der Lieferant hat die Preise kurzfristig um 20 % erhöht (Preisabweichung).

Maßnahme: Der Einkauf muss für den nächsten Monat neue Lieferanten suchen oder die eigenen Verkaufspreise anpassen.

Zusammenfassung

Die Abweichungsanalyse ist das "Navigationssystem" eines Unternehmens. Sie zeigt nicht nur, dass man vom Kurs abgekommen ist, sondern hilft auch dabei, den Grund zu finden und das Steuer wieder herumzureißen.