Schritt für Schritt Ablauf Gründung einer GmbH bzw Unternehmergesellschaft (UG)

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Unternehmergesellschaft (sog. Mini Gmbh) Gründung Ablauf:

1. Notartermin zur Gründung und Handelsregistereintragung -> Gründungsurkunde (Gründungsrolle)

2. Mit Gründungsrolle zur Bank um Geschäftskonto zu eröffnen -> Stammkapital einzahlen

3. Beleg des eingezahlten Stammkapitals bei Notar einreichen -> Handelsregistereintrag, wenn IHK keine Beanstandung am Unternehmensnamen/Gegenstand hat

4. Erste Post vom lokalen Finanzamt sollte bereits erfolgen zur steuerlichen Erfassung des Unternehmens

5. Amtsgericht Post -> 151 Euro Gebühren für die Eintragung ins Handelsregister vom Geschäftskonto überweisen

6. Gewerbe anmelden - > 22 Euro für Gewerbeschein

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Die Gründung einer GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) oder einer UG (haftungsbeschränkt) folgt in Deutschland einem streng festgelegten rechtlichen Ablauf. Der Hauptunterschied liegt vor allem im Stammkapital (GmbH: mind. 25.000 €, UG: mind. 1 €).

Hier ist der Schritt-für-Schritt-Ablauf:

Schritt 1: Vorbereitung und Konzept

Bevor Sie zum Notar gehen, müssen die Eckpunkte feststehen:

  • Firmenname: Muss zur Kennzeichnung des Unternehmens geeignet sein und sich von anderen Namen unterscheiden. (Tipp: Vorab-Check bei der IHK/HWK machen lassen).
  • Unternehmensgegenstand: Was genau macht die Firma? (Muss präzise formuliert sein).
  • Stammkapital: Bei der GmbH meist 25.000 € (Sacheinlagen möglich), bei der UG zwischen 1 € und 24.999 € (nur Bareinlage möglich).
  • Gesellschafter & Geschäftsführer: Wer hält Anteile, wer leitet die Firma?

Schritt 2: Erstellung des Gesellschaftsvertrages (Satzung)

Hier gibt es zwei Wege:

  1. Musterprotokoll: Ein standardisiertes Formular für einfache Gründungen (max. 3 Gesellschafter, 1 Geschäftsführer). Es ist günstiger bei den Notarkosten.
  2. Individueller Gesellschaftsvertrag: Notwendig bei komplexeren Strukturen oder mehr als 3 Gesellschaftern.

Schritt 3: Der Notartermin (Beurkundung)

Alle Gesellschafter (oder bevollmächtigte Vertreter) gehen zum Notar.

  • Der Notar beurkundet den Gesellschaftsvertrag.
  • Der/die Geschäftsführer werden offiziell bestellt.
  • Wichtig: Ab diesem Moment existiert die Gesellschaft als "GmbH i.G." (in Gründung). Die Haftungsbeschränkung gilt hier noch nicht vollumfänglich!

Schritt 4: Eröffnung des Geschäftskontos

Mit der beglaubigten Abschrift des Notarvertrags gehen Sie zu einer Bank Ihrer Wahl.

  • Eröffnung eines Kontos auf den Namen der "Firma XY GmbH i.G.".
  • Einzahlung des Stammkapitals:
    • Bei der GmbH: Mindestens die Hälfte (12.500 €).
    • Bei der UG: Der volle Betrag (z.B. 500 €).

Schritt 5: Einzahlungsnachweis an den Notar

Sobald das Geld auf dem Konto ist, schicken Sie den Kontoauszug (oder eine Bestätigung der Bank) an den Notar. Erst dann darf der Notar die Eintragung in das Handelsregister veranlassen.

Schritt 6: Eintragung ins Handelsregister

Der Notar reicht die Unterlagen elektronisch beim zuständigen Registergericht (Amtsgericht) ein.

  • Das Gericht prüft die Unterlagen.
  • Nach der Eintragung erhalten Sie eine Handelsregisternummer (z.B. HRB 12345).
  • Jetzt ist die Haftungsbeschränkung aktiv.

Schritt 7: Anmeldung beim Gewerbeamt

Sobald die Handelsregisternummer vorliegt, müssen Sie das Gewerbe bei der Stadt- oder Gemeindeverwaltung anmelden. Hierfür fallen Gebühren an (je nach Stadt ca. 20 € bis 60 €).

Schritt 8: Steuerliche Erfassung beim Finanzamt

Dies ist einer der wichtigsten Schritte:

  • Sie müssen den "Fragebogen zur steuerlichen Erfassung" online über das ELSTER-Portal ausfüllen.
  • Das Finanzamt vergibt daraufhin die Steuernummer und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Ohne diese können Sie keine ordnungsgemäßen Rechnungen schreiben.

Schritt 9: Eintragung ins Transparenzregister

Seit August 2021 müssen sich alle GmbHs und UGs aktiv im Transparenzregister eintragen und die wirtschaftlich Berechtigten melden.

Schritt 10: Weitere Pflichtanmeldungen

  • IHK oder HWK: Die Mitgliedschaft ist für deutsche Unternehmen Pflicht (die Kammern melden sich meist automatisch nach der Gewerbeanmeldung).
  • Berufsgenossenschaft: Anmeldung zur gesetzlichen Unfallversicherung.
  • Agentur für Arbeit: Falls Sie Mitarbeiter einstellen möchten, benötigen Sie eine Betriebsnummer.

Wichtige Hinweise & Kosten

  1. Dauer: Rechnen Sie insgesamt mit 2 bis 6 Wochen, je nachdem, wie schnell Bank, Notar und Registergericht arbeiten.
  2. Kosten:
    • Notar & Gericht: Bei einer Standardgründung (Musterprotokoll) ca. 300 € - 500 €. Bei individuellem Vertrag ca. 600 € - 1.000 €+.
    • Gewerbeanmeldung: ca. 20 € - 60 €.
    • Veröffentlichungskosten: Die Eintragung im Handelsregister kostet ca. 150 €.
  3. Vorsicht vor Betrug: Kurz nach der Eintragung im Handelsregister erhalten fast alle Gründer Fake-Rechnungen, die offiziell aussehen (z.B. "Zentrales Register"). Zahlen Sie nur Rechnungen, die direkt von der Justizkasse oder Ihrem Notar kommen!

Tipp: Wenn Sie eine UG gründen, müssen Sie jährlich 25 % des Gewinns in eine Rücklage einstellen, bis das Stammkapital von 25.000 € erreicht ist. Dann kann die UG in eine GmbH umgewandelt werden.