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Slack-Benutzergruppen erstellen und verwalten: Der ultimative Guide

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du Benutzergruppen in Slack erstellst und effektiv nutzt.

Benutzergruppen sind eines der leistungsstärksten Tools in Slack, um die Kommunikation zu strukturieren. Statt jede Person einzeln zu erwähnen, kannst du mit einer Benutzergruppe (z. B. @marketing oder @design-team) alle relevanten Mitglieder gleichzeitig benachrichtigen oder sie gesammelt zu neuen Channels hinzufügen.

Was sind Slack-Benutzergruppen?

Eine Benutzergruppe ist eine Zusammenfassung von Workspace-Mitgliedern. Wenn du den Gruppennamen mit einem @ erwähnst, erhalten alle Mitglieder dieser Gruppe eine Benachrichtigung. Zudem können Gruppen genutzt werden, um Standard-Channels festzulegen, denen neue Mitglieder automatisch beitreten.

Voraussetzung: Du benötigst einen kostenpflichtigen Slack-Plan (Pro, Business+ oder Enterprise Grid), um Benutzergruppen zu erstellen.

Schritt 1: Eine neue Benutzergruppe erstellen

  1. Slack öffnen: Klicke in der Seitenleiste auf „Mehr“ (die drei Punkte) und wähle „Personen & Benutzergruppen“.
  2. Tab auswählen: Klicke oben auf den Reiter „Benutzergruppen“.
  3. Gruppe erstellen: Klicke auf den Button „Neue Benutzergruppe“ (oben rechts).
  4. Details ausfüllen:
    • Name: Gib der Gruppe einen Namen (z. B. „Content Team“).
    • Handle: Dies ist der Name, mit dem die Gruppe erwähnt wird (z. B. @content-team).
    • Zweck: (Optional) Beschreibe kurz, wofür die Gruppe da ist.
    • Standard-Channels: Hier kannst du festlegen, welchen Channels Mitglieder dieser Gruppe automatisch beitreten sollen.
  5. Mitglieder hinzufügen: Tippe die Namen der Kollegen ein, die Teil der Gruppe sein sollen.
  6. Speichern: Klicke auf „Erstellen“.

Schritt 2: Eine Benutzergruppe verwenden

Sobald die Gruppe erstellt ist, kannst du sie auf verschiedene Arten nutzen:

1. Die Gruppe erwähnen

Tippe in einem beliebigen Channel einfach @ gefolgt vom Handle der Gruppe (z. B. @marketing-team). Alle Mitglieder der Gruppe werden benachrichtigt, genau wie bei einer individuellen Erwähnung.

2. Einer Gruppe zu einem Channel hinzufügen

Wenn du einen neuen Channel erstellst oder eine Gruppe in einen bestehenden Channel einladen möchtest:

  1. Gehe in den gewünschten Channel.
  2. Klicke auf die Mitgliederliste oben rechts.
  3. Wähle „Hinzufügen“ und gib den Namen der Benutzergruppe ein. Alle Mitglieder werden sofort hinzugefügt.

Schritt 3: Benutzergruppen bearbeiten oder verwalten

Teams ändern sich – so passt du deine Gruppen an:

  1. Klicke erneut auf „Mehr“ -> „Personen & Benutzergruppen“.
  2. Wähle den Reiter „Benutzergruppen“ und klicke auf die Gruppe, die du bearbeiten möchtest.
  3. Mitglieder verwalten: Klicke auf „Mitglieder bearbeiten“, um Personen hinzuzufügen oder zu entfernen.
  4. Einstellungen ändern: Über den Punkt „Bearbeiten“ kannst du den Namen, das Handle oder die Standard-Channels anpassen.
  5. Deaktivieren: Wenn eine Gruppe nicht mehr benötigt wird, kannst du sie in den Einstellungen „Deaktivieren“. (Hinweis: Gruppen können in Slack nicht komplett gelöscht, sondern nur deaktiviert werden).

Profi-Tipps für die Nutzung

  • Verantwortlichkeiten klären: Nutze Gruppen für Rollen, nicht nur für Abteilungen. Erstelle Gruppen wie @it-support oder @ersthelfer, damit jeder weiß, wen er bei spezifischen Problemen ansprechen muss.
  • Benachrichtigungs-Disziplin: Erwähne große Gruppen mit Bedacht. Da jeder in der Gruppe eine Benachrichtigung erhält, sollte die Nachricht auch wirklich für alle relevant sein.
  • Automatisches Onboarding: Nutze die Funktion „Standard-Channels“, um neuen Mitarbeitern den Einstieg zu erleichtern. Sobald sie der Gruppe @vertrieb hinzugefügt werden, sind sie automatisch in allen wichtigen Sales-Channels.

Fazit

Benutzergruppen sparen Zeit und verhindern, dass wichtige Personen in der Kommunikation vergessen werden. Durch eine saubere Strukturierung deiner Gruppen bleibt dein Slack-Workspace auch bei wachsender Teamgröße übersichtlich und effizient.

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