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Rechnung in Stripe als bezahlt markieren: Der ultimative Guide [2025]

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Hier ist ein aktuelles Tutorial für das Jahr 2025, wie du Rechnungen in Stripe manuell als bezahlt markierst.

In der Welt des E-Commerce kommt es häufig vor, dass Kunden Rechnungen außerhalb von Stripe begleichen – zum Beispiel per Banküberweisung, Scheck oder sogar in bar. Damit deine Buchhaltung korrekt bleibt, musst du diese Rechnungen in Stripe manuell auf „Bezahlt“ setzen.

In diesem Guide zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie das im aktuellen Stripe-Dashboard funktioniert.

Warum muss ich eine Rechnung manuell markieren?

Standardmäßig wartet Stripe darauf, dass eine Zahlung über die integrierten Schnittstellen (Kreditkarte, SEPA, PayPal etc.) eingeht. Wenn der Kunde jedoch offline bezahlt hat, bleibt die Rechnung in Stripe auf dem Status „Offen“ (Open) stehen. Durch das manuelle Markieren:

  • Stoppst du automatische Mahnungen.
  • Hältst du deine Umsatzstatistik aktuell.
  • Erhält der Kunde (optional) eine Bestätigung.

Schritt-für-Schritt-Anleitung (Desktop)

Schritt 1: Einloggen und zum Rechnungs-Bereich navigieren

Logge dich in dein Stripe Dashboard ein. Klicke in der oberen Navigationsleiste auf Zahlungen (Payments) und wähle dann im linken Menü den Punkt Rechnungen (Invoices) aus.

Schritt 2: Die richtige Rechnung finden

Suche in der Liste nach der Rechnung, die du bearbeiten möchtest. Du kannst die Suchfunktion nutzen oder nach dem Status „Offen“ filtern. Klicke auf die entsprechende Rechnungsnummer (z. B. INV-1234).

Schritt 3: Status ändern

In der Detailansicht der Rechnung siehst du oben rechts verschiedene Buttons.

  1. Klicke auf die Schaltfläche mit den drei Punkten (...) oder direkt auf Status ändern (Change status), falls verfügbar.
  2. Wähle im Dropdown-Menü die Option „Als bezahlt markieren“ (Mark as paid).

Schritt 4: Zahlungsdetails festlegen

Es öffnet sich ein Bestätigungsfenster. Hier hast du in der Regel zwei Optionen:

  • Außerhalb von Stripe bezahlt: Wähle dies, wenn das Geld auf dein Bankkonto überwiesen wurde.
  • Guthaben verwenden: Falls der Kunde ein Guthaben auf seinem Stripe-Konto hat.

Tipp: Du kannst hier auch ein internes Memo hinzufügen, z. B. „Eingang auf Sparkassen-Konto am 14.02.2025“.

Schritt 5: Bestätigen

Klicke auf „Speichern“ oder „Als bezahlt markieren“. Der Status der Rechnung ändert sich nun sofort von „Offen“ zu „Bezahlt“.

Anleitung via Stripe Mobile App (Unterwegs)

Falls du die Stripe App auf deinem Smartphone nutzt:

  1. Öffne die App und tippe unten auf den Reiter Zahlungen.
  2. Wähle oben Rechnungen.
  3. Tippe auf die offene Rechnung.
  4. Scrolle nach unten oder tippe auf das Menü (drei Punkte) und wähle „Als bezahlt markieren“.

Was passiert nach der Markierung?

  1. Beleg für den Kunden: Je nach deinen Einstellungen erhält der Kunde eine E-Mail mit der Bestätigung, dass die Rechnung beglichen wurde.
  2. Buchhaltung: Die Rechnung wird in deinen Exporten (CSV/DATEV) als bezahlt aufgeführt.
  3. Keine weiteren Mahnungen: Falls du automatische Erinnerungen für überfällige Rechnungen aktiviert hast, werden diese für dieses Dokument sofort gestoppt.

Profi-Tipps für 2025

  • Automatischer Abgleich: Wenn du viele Überweisungen erhältst, solltest du die Funktion „Stripe Billing - Bank Transfers“ nutzen. Dabei erhält jeder Kunde eine virtuelle IBAN, und Stripe markiert die Rechnung automatisch als bezahlt, sobald das Geld dort eingeht.
  • Teilzahlungen: Wenn ein Kunde nur einen Teil gezahlt hat, kannst du die Rechnung nicht einfach als „bezahlt“ markieren. In diesem Fall musst du entweder eine Gutschrift (Credit Note) erstellen oder den Restbetrag ausbuchen.

Hast du Fragen zu Stripe? Die Stripe-Benutzeroberfläche wird regelmäßig aktualisiert. Sollten Menüpunkte bei dir anders heißen, hilft meist ein Blick in die Suchleiste (CMD+K oder STRG+K) direkt im Dashboard – gib dort einfach „Rechnungen“ ein.

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