Wie verknüpfe ich ein Excel-Diagramm mit einer PowerPoint-Präsentation, sodass es sich bei Änderungen aktualisiert?
- Excel-Diagramm mit PowerPoint verknüpfen und automatisch aktualisieren
- Vorbereitung des Excel-Diagramms
- Diagramm in PowerPoint verknüpfen
- Automatische Aktualisierung prüfen und auslösen
- Wichtige Hinweise zur Verknüpfung
- Zusammenfassung
Excel-Diagramm mit PowerPoint verknüpfen und automatisch aktualisieren
Um ein Diagramm aus Excel in eine PowerPoint-Präsentation einzufügen und sicherzustellen, dass Änderungen im Excel-Dokument automatisch auch im PowerPoint-Diagramm aktualisiert werden, nutzt man eine Verknüpfung zwischen den beiden Dateien. Das heißt, das Diagramm wird nicht nur als Bild eingefügt, sondern bleibt mit der originalen Excel-Quelldatei verbunden.
Vorbereitung des Excel-Diagramms
Zunächst erstellen Sie in Excel Ihr gewünschtes Diagramm auf Basis der Daten. Stellen Sie sicher, dass das Diagramm fertig formatiert und die Quelldatei an einem festen Pfad abgespeichert ist, da die Verknüpfung darauf verweist. Änderungen am Diagramm oder an den Daten sollten künftig in dieser Excel-Datei vorgenommen werden.
Diagramm in PowerPoint verknüpfen
In PowerPoint gehen Sie im gewünschten Folienbereich auf Einfügen und wählen Objekt (in manchen PowerPoint-Versionen ist dies unter Einfügen > Objekt zu finden). Im sich öffnenden Dialogfenster wählen Sie Aus Datei erstellen und suchen Ihre Excel-Datei.
Wichtig ist, dass Sie hier die Option Verknüpfen aktivieren, bevor Sie auf OK klicken. Dadurch wird die Excel-Datei eingebettet und gleichzeitig eine Verknüpfung angelegt. Falls Sie nur das Diagramm und nicht die gesamte Datei verknüpfen möchten, empfiehlt es sich, das Diagramm direkt in Excel zu kopieren (markieren und Strg + C drücken) und anschließend in PowerPoint über Start > Einfügen > Inhalte einfügen > Verknüpfen und Diagrammobjekt einzufügen.
Automatische Aktualisierung prüfen und auslösen
Sobald Sie die Verknüpfung erstellt haben, gibt es zwei Möglichkeiten, wie die Aktualisierung erfolgt. Die erste besteht darin, dass beim Öffnen der PowerPoint-Datei eine Abfrage erscheint, ob die Verknüpfungen aktualisiert werden sollen. Wenn Sie bestätigen, holt PowerPoint die aktuellen Daten aus der Excel-Datei und aktualisiert das Diagramm.
Alternativ können Sie in PowerPoint unter Datei > Informationen > Verknüpfungen zu Dateien bearbeiten (bzw. je nach Version unter Start > Bearbeiten > Verknüpfungen) manuell die Verknüpfungen auswählen und auf Jetzt aktualisieren klicken. Dort sehen Sie auch den Pfad zur Excel-Quelldatei.
Wichtige Hinweise zur Verknüpfung
Damit die Verknüpfung zuverlässig funktioniert, muss die Excel-Quelldatei vorhanden und erreichbar sein. Werden die Dateien verschoben oder umbenannt, geht die Verbindung verloren und muss neu hergestellt werden. Ebenso sollte die Excel-Datei nicht dauerhaft geöffnet sein, um Konflikte zu vermeiden.
Zusätzlich ist zu beachten, dass einige PowerPoint-Versionen oder Einstellungen im Sicherheitsbereich die automatische Aktualisierung blockieren können. In den Einstellungen kann man jedoch das entsprechende Verhalten der Verknüpfungen konfigurieren.
Zusammenfassung
Ein Excel-Diagramm lässt sich mit PowerPoint verknüpfen, indem es über die Optionen Inhalte einfügen mit Verknüpfung oder als verknüpftes Objekt eingebettet wird. Änderungen im Excel-Diagramm spiegeln sich nach Aktualisierung oder beim Öffnen der Präsentation auch im PowerPoint-Diagramm wider. So bleiben Ihre Präsentationen stets auf dem neuesten Stand, ohne dass Inhalte manuell neu eingefügt werden müssen.