Wie richtet man eine neue SharePoint-Site ein?
- Vorbereitung und Zugang
- Aufruf des SharePoint-Admin-Centers
- Erstellen einer neuen Site
- Einrichtung der Site-Grundlagen
- Zuweisung von Besitzern und Mitgliedern
- Anpassen der Website
- Freigaben und Berechtigungen verwalten
- Abschluss und Betrieb
Vorbereitung und Zugang
Bevor Sie eine neue SharePoint-Site einrichten können, benötigen Sie einen gültigen Microsoft 365-Account mit den entsprechenden Berechtigungen. In der Regel sollten Sie mindestens die Rolle eines Site-Administrators oder SharePoint-Administrators innehaben, um neue Sites anzulegen. Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Office 365-Portal angemeldet haben und die SharePoint-Anwendung verfügbar ist.
Aufruf des SharePoint-Admin-Centers
Beginnen Sie damit, das SharePoint-Admin-Center zu öffnen. Dies erreichen Sie über das Office 365-Admin-Portal oder direkt über die URL https://admin.microsoft.com/. Navigieren Sie dort in das SharePoint-Admin-Center. Dort finden Sie eine Übersicht über Ihre bestehenden Sites und haben die Möglichkeit, neue Sites zu erstellen.
Erstellen einer neuen Site
Im SharePoint-Admin-Center gibt es eine Schaltfläche oder einen Menüpunkt, um eine neue Site zu erstellen. Im Office 365 modernen Interface finden Sie oft einen Button mit der Bezeichnung Site erstellen. Beim Erstellen können Sie zwischen verschiedenen Site-Typen wählen, beispielsweise einer Teamwebsite, die hauptsächlich für die Zusammenarbeit in kleinen Gruppen gedacht ist, oder einer Kommunikationswebsite, die eher für die Verbreitung von Informationen an ein größeres Publikum dient.
Einrichtung der Site-Grundlagen
Nachdem Sie den Site-Typ ausgewählt haben, müssen Sie grundlegende Angaben zur Site machen. Hierzu zählen der Name der Site, der automatisch Teil der URL wird, sowie die Beschreibung der Site, um den Zweck der Website zu definieren. Außerdem legen Sie die Datenschutz-Einstellungen fest, also ob die Site öffentlich (innerhalb der Organisation zugänglich) oder privat (nur für bestimmte Benutzer) sein soll. Je nach gewähltem Site-Typ können weitere Optionen wie die Zuordnung einer Microsoft 365-Gruppe erscheinen.
Zuweisung von Besitzern und Mitgliedern
Ein wichtiger Schritt ist die Zuweisung von Besitzern und Mitgliedern. Besitzer haben volle administrative Rechte auf der Site, während Mitglieder die Site nutzen, Inhalte erstellen oder bearbeiten können. Es ist sinnvoll, mindestens einen Besitzer einzutragen, um spätere Administration zu gewährleisten. Zusätzliche Mitglieder können Sie anschließend je nach Projekt oder Teamzugehörigkeit hinzufügen.
Anpassen der Website
Nach der Erstellung können Sie Ihre neue SharePoint-Site weiter anpassen. Sie können das Aussehen der Website ändern, z.B. durch Auswahl von Designs, Farben oder Logos. Weiterhin lassen sich Webparts auf den Seiten hinzufügen, um beispielsweise Dokumentbibliotheken, Nachrichten, Kalender oder Listen einzubauen. Die Struktur der Site passt sich so genau an Ihre Bedürfnisse und Arbeitsprozesse an.
Freigaben und Berechtigungen verwalten
Je nach Anforderung sollten Sie die Freigabeeinstellungen überprüfen. SharePoint erlaubt es, Inhalte mit externen Benutzern oder nur intern mit ausgewählten Mitgliedern zu teilen. Die Verwaltung der Berechtigungen ist fein granular möglich, sodass Sie genau steuern können, wer Inhalte sehen oder bearbeiten darf.
Abschluss und Betrieb
Sobald alle Einstellungen vorgenommen und die Site den Bedürfnissen entsprechend angepasst ist, kann die Site produktiv genutzt werden. Denken Sie daran, regelmäßig Backups zu erstellen und die Berechtigungen aktuell zu halten. Zudem empfiehlt es sich, die Nutzer entsprechend zu schulen, damit alle Funktionen optimal eingesetzt werden.
Zusammenfassend ist die Einrichtung einer neuen SharePoint-Site ein strukturierter Prozess, bei dem zunächst der Site-Typ gewählt, grundlegende Metadaten festgelegt und Berechtigungen vergeben werden. Anschließend erfolgt die Anpassung der Inhalte und Darstellung, bevor die Site für die tägliche Zusammenarbeit genutzt wird.