Wie richte ich mehrere Event-Typen in der Calendly-App ein?
- Einführung in Event-Typen bei Calendly
- Login und Navigation
- Erstellen eines neuen Event-Typs
- Konfiguration der Ereignisseigenschaften
- Verfügbarkeit und Zeiten anpassen
- Einstellungen für Erinnerungen und Informationen
- Event-Typ veröffentlichen und teilen
- Überblick und Verwaltung mehrerer Event-Typen
- Zusammenfassung
Einführung in Event-Typen bei Calendly
Calendly ist ein Online-Terminplaner, der es ermöglicht, verschiedene Arten von Meetings oder Terminen anzubieten und zu verwalten. Ein sogenannter Event-Typ beschreibt dabei eine bestimmte Art von Termin, zum Beispiel ein kurzes Erstgespräch, ein ausführliches Beratungsgespräch oder ein internes Meeting. Wenn Sie mehrere Event-Typen einrichten, können Sie unterschiedlichen Gesprächsanlässen oder Kundenbedürfnissen gerecht werden und gleichzeitig Ihre Verfügbarkeiten individuell anpassen.
Login und Navigation
Um mehrere Event-Typen zu erstellen, melden Sie sich zunächst bei Ihrem Calendly-Konto auf der Webseite oder in der App an. Nach dem Einloggen landen Sie normalerweise auf dem Dashboard, das eine Übersicht Ihrer bereits eingerichteten Event-Typen zeigt. Falls Sie neu bei Calendly sind, sehen Sie dort möglicherweise einen Vorschlag für einen Event-Typ oder eine Anleitung zum Erstellen des ersten Termins.
Erstellen eines neuen Event-Typs
Um einen neuen Event-Typ hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Event-Typ erstellen oder New Event Type, welche sich meist prominent auf der Übersichtsseite befindet. Calendly bietet Ihnen dabei verschiedene Vorlagen wie Einzelgespräche, Gruppen-Events oder sogar Round Robin Meetings, die Sie auswählen und anpassen können. Wählen Sie den für Sie passenden Typ aus, zum Beispiel Einzelgespräch für ein 30-minütiges Beratungsgespräch.
Konfiguration der Ereignisseigenschaften
Im nächsten Schritt geben Sie Ihrem Event-Typ einen eindeutigen Namen und eine Beschreibung, welche den Gästen erklärt, worum es bei diesem Termin geht. Danach definieren Sie die Dauer, beispielsweise 15, 30 oder 60 Minuten, und legen fest, ob dies ein exklusiver oder wiederkehrender Termin ist. Zusätzlich können Sie den Ort für Ihr Meeting hinterlegen – das kann ein physischer Ort, eine Telefonnummer oder ein Link zu einem Online-Meeting, wie Zoom oder Microsoft Teams, sein.
Verfügbarkeit und Zeiten anpassen
Ein wichtiger Bereich ist die Einstellung Ihrer Verfügbarkeit für den jeweiligen Event-Typ. Sie können hier bestimmte Tage und Uhrzeiten festlegen, an denen dieser Termin gebucht werden darf. Dabei ist es auch möglich, Pufferzeiten vor und nach dem Termin zu definieren, um beispielsweise Pausen oder Vorbereitungen zu berücksichtigen. Die Verfügbarkeiten können für jeden Event-Typ individuell sein, sodass Sie flexibel auf unterschiedliche Bedürfnisse reagieren können.
Einstellungen für Erinnerungen und Informationen
Viele Nutzer möchten, dass ihre Teilnehmer vor dem Termin Erinnerungen erhalten. Calendly erlaubt es, automatische E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen einzurichten. Zudem können Sie Fragen festlegen, die der Teilnehmer vor der Terminbestätigung beantworten muss – zum Beispiel Kontaktdaten oder eine kurze Beschreibung des Anliegens. Diese Einstellungen tragen zu einer besseren Vorbereitung und Organisation bei.
Event-Typ veröffentlichen und teilen
Sobald alle Einstellungen vorgenommen wurden, speichern Sie den Event-Typ. Er erscheint dann in Ihrer Übersicht zusammen mit anderen angelegten Event-Typen. Um Termine zu vereinbaren, können Sie Ihren Gästen den Link zu dem spezifischen Event-Typ senden oder diesen in Ihre Webseite oder E-Mail-Signatur einbetten. Falls Sie mehrere Event-Typen anbieten, kann der Nutzer selbst auswählen, welche Art von Meeting er buchen möchte.
Überblick und Verwaltung mehrerer Event-Typen
Durch das Anlegen mehrerer Event-Typen behält man stets die Kontrolle über sein Zeitmanagement. In Ihrem Dashboard können Sie jederzeit die Einstellungen jedes einzelnen Event-Typs anpassen, zusätzliche Event-Typen hinzufügen oder bestehende löschen. Außerdem hat Calendly Funktionen zur Integration in Kalender (Google, Outlook, etc.), die automatisch Terminüberschneidungen verhindern und Ihre Verfügbarkeit in Echtzeit anzeigen.
Zusammenfassung
Das Einrichten mehrerer Event-Typen in Calendly ist ein wichtiger Schritt, um professionell und organisiert unterschiedliche Terminarten anzubieten. Die Vorgehensweise umfasst das Anlegen neuer Event-Typen, deren individuelle Anpassung hinsichtlich Name, Dauer, Ort, Verfügbarkeit und Kommunikation sowie das Teilen der Links mit Ihren Gästen. So können Sie Ihre Terminplanung optimieren und eine große Vielfalt an Meetingformaten effizient bereitstellen.