Wie richte ich einen automatischen Abwesenheits-Status in WhatsApp Business ein?
- Was ist der automatische Abwesenheits-Status?
- Voraussetzungen für die Einrichtung
- Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung
- Tipps für eine effektive Abwesenheitsnachricht
- Fazit
Was ist der automatische Abwesenheits-Status?
Der automatische Abwesenheits-Status in WhatsApp Business ist eine Funktion, die es Unternehmen ermöglicht, automatisierte Nachrichten zu senden, wenn sie nicht erreichbar sind. Diese Funktion ist besonders hilfreich, um Kunden darüber zu informieren, dass sie momentan nicht antworten können und wann sie wieder verfügbar sind. Dadurch wird die Kommunikation professioneller und die Kundenzufriedenheit erhöht.
Voraussetzungen für die Einrichtung
Um einen automatischen Abwesenheits-Status einzurichten, benötigen Sie die WhatsApp Business App auf einem Android- oder iOS-Gerät. Außerdem müssen Sie Ihre geschäftliche Telefonnummer in WhatsApp Business registriert haben. Die Funktion ist direkt in den Einstellungen der App integriert, sodass keine zusätzlichen Anwendungen benötigt werden.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung
Öffnen Sie zunächst die WhatsApp Business App auf Ihrem Smartphone. Tippen Sie anschließend unten rechts auf das Drei-Punkte-Menü (bei Android) oder unten rechts auf "Einstellungen" (bei iOS). Wählen Sie dort den Menüpunkt Geschäftseinstellungen aus, der speziell für Geschäftsprofile gedacht ist. In diesem Bereich finden Sie die Option Abwesenheitsnachricht. Dort können Sie diese Funktion aktivieren, Abwesenheitsnachricht senden einschalten und den Text der Nachricht verfassen, die Kunden im Abwesenheitsfall erhalten sollen.
Weiterhin können Sie festlegen, wann die Abwesenheitsnachricht automatisch verschickt wird. Es gibt die Möglichkeit, die Nachricht immer zu versenden, einen benutzerdefinierten Zeitplan zu definieren oder die Abwesenheitsnachricht außerhalb der Geschäftszeiten automatisch zu aktivieren. Je nachdem, was am besten zu Ihren Arbeitszeiten passt, wählen Sie die entsprechende Option aus und geben gegebenenfalls die Zeiten ein, in denen Sie nicht erreichbar sind.
Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, speichern Sie diese ab. Die Abwesenheitsnachricht wird nun automatisch an Kunden verschickt, die Ihnen in den definierten Zeiten schreiben.
Tipps für eine effektive Abwesenheitsnachricht
Die Abwesenheitsnachricht sollte höflich und informativ sein. Es ist sinnvoll, den Zeitraum Ihrer Abwesenheit anzugeben und eventuell eine alternative Kontaktmöglichkeit zu nennen, falls dringende Anliegen bestehen. Formulierungen wie Vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir sind aktuell nicht erreichbar, aber ab wieder für Sie da. wirken professionell und geben Klarheit für den Kunden.
Fazit
Mit der Funktion des automatischen Abwesenheits-Status in WhatsApp Business können Sie Ihre Kunden auch während Ihrer Abwesenheit gut informieren und die Kommunikation aufrechterhalten. Die Einrichtung erfolgt unkompliziert über die App-Einstellungen und bietet diverse Anpassungsmöglichkeiten, um Ihre geschäftlichen Anforderungen abzudecken.