Wie kann man Umschläge in DocuSign übertragen?

1. Was versteht man unter Umschlägen in DocuSign?
2. Warum möchte man Umschläge übertragen?
3. Wie funktioniert die Übertragung von Umschlägen in DocuSign?
4. Welche Rolle spielen DocuSign APIs bei der Umschlag-Übertragung?
5. Fazit zur Übertragung von Umschlägen in DocuSign

Das Übertragen von Umschlägen in DocuSign ist ein wichtiger Vorgang, um Dokumente und ihre zugehörigen Signaturprozesse zwischen verschiedenen Konten oder innerhalb desselben Kontos zu verschieben. Umschläge in DocuSign beinhalten alle relevanten Dokumente, Empfängerdaten, Signaturfelder und den gesamten Status eines Signaturvorgangs. Daher ist es nützlich, wenn man Umschläge übertragen kann, etwa bei Administratorwechseln, der Konsolidierung von Accounts oder aus organisatorischen Gründen.

Was versteht man unter Umschlägen in DocuSign?

In DocuSign bezeichnet ein Umschlag (engl. Envelope) die Einheit, die alle Dokumente, Empfängerinformationen, Signaturfeldern und zusätzlichen Einstellung beinhaltet, die mit einem digitalen Signaturprozess zusammenhängen. Sobald ein Umschlag an Empfänger versendet wird, verfolgt DocuSign den Status und dokumentiert alle Änderungen und Unterschriften. Ein Umschlag kann mehrere Dokumente und mehrere Empfänger umfassen, die nacheinander oder parallel unterschreiben.

Warum möchte man Umschläge übertragen?

Es gibt verschiedene Gründe, Umschläge zu übertragen. Beispielsweise kann es notwendig sein, Umschläge von einem Benutzerkonto zu einem anderen zu verschieben, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder ein Administrator den Überblick über alle laufenden Projekte behalten möchte. Auch bei Systemwechseln oder Integration verschiedener DocuSign-Accounts ist eine Übertragung nützlich. Zudem kann die Übertragung helfen, wenn rechtliche oder organisatorische Vorgaben eine zentrale Verwaltung von Dokumenten erfordern.

Wie funktioniert die Übertragung von Umschlägen in DocuSign?

DocuSign selbst bietet keine direkte Funktion an, um Umschläge zwischen unterschiedlichen Benutzerkonten oder Organisationen einfach per Knopfdruck zu übertragen. Der Grund ist, dass Umschläge eng mit dem jeweiligen Konto und dessen Sicherheits- und Berechtigungsstrukturen verbunden sind. Eine echte Übertragung im Sinne einer Migration ist daher nicht ohne weiteres möglich.

Es gibt aber verschiedene Wege, wie man Umschläge oder deren Inhalte praktisch übertragen kann:

Zum einen ist es möglich, Umschläge zu exportieren. Dabei können abgeschlossene Umschläge inklusive aller signierten Dokumente und Protokolle als PDF- oder ZIP-Dateien heruntergeladen werden. Diese Dateien können dann manuell archiviert oder in andere Systeme importiert werden. Eine direkte Wiederverwendung der Umschläge im anderen Konto ist jedoch nicht automatisch möglich.

Zum anderen kann man die enthaltenen Dokumente herunterladen und in einem neuen Umschlag in einem anderen Konto erneut versenden. Das erfordert allerdings manuelle Schritte und eine erneute Einrichtung des Signaturprozesses.

Für Unternehmen mit mehreren Benutzerkonten oder einer zentralen Verwaltung bietet DocuSign Enterprise- oder CLM-Lösungen, die durch APIs und administrative Werkzeuge die gemeinsame Nutzung von Umschlägen und Vorlagen zwischen Benutzern verbessern und erleichtern. Dort kann man durch Rollen- und Rechtevergabe ebenfalls steuern, welche Nutzer Umschläge sehen oder verwalten können.

Welche Rolle spielen DocuSign APIs bei der Umschlag-Übertragung?

Für komplexere Anforderungen ist der Einsatz der DocuSign-APIs eine Möglichkeit, Umschläge zwischen Accounts oder Systemen programmgesteuert zu übertragen. Über die API können Umschlagdaten ausgelesen, heruntergeladen und sogar neue Umschläge mit den gleichen Dokumenten und Feldern in einem Zielkonto angelegt werden. Das erfordert jedoch technisches Know-how und die Entwicklung individueller Lösungen.

Beispielsweise kann ein Administrator alle abgeschlossenen Umschläge eines Accounts abrufen, deren Inhalte sichern und dann in einem anderen Konto automatisiert neu aufsetzen. Dies ist allerdings ein indirekter und aufwändiger Prozess, der nicht als native Übertragungsfunktion in DocuSign vorhanden ist.

Fazit zur Übertragung von Umschlägen in DocuSign

Eine direkte Übertragung von Umschlägen zwischen DocuSign-Konten existiert nicht als Standardfunktion. Um dennoch Umschläge zu übertragen, müssen Inhalte exportiert, Dokumente heruntergeladen und in neuen Umschlägen in anderen Konten neu erstellt werden. Für professionellen und automatisierten Datentransfer bieten sich die DocuSign APIs an, die jedoch technische Integration erfordern. Zudem sollten Unternehmen bei solchen Vorgängen immer auch Datenschutz und Compliance im Blick behalten.