Wie kann man mit PDF24 Creator eine E-Rechnung erstellen?
- Was versteht man unter einer E-Rechnung?
- Welche Rolle übernimmt PDF24 Creator bei der Erstellung einer E-Rechnung?
- Wie kann man mit PDF24 Creator dennoch eine E-Rechnung erstellen?
- Welche Alternativen zur Kombination mit PDF24 Creator gibt es?
- Fazit
Die Erstellung einer E-Rechnung ist in vielen Unternehmen und Behörden heutzutage Pflicht, um den digitalen Austausch von Rechnungen zu erleichtern und den Verwaltungsprozess zu optimieren. PDF24 Creator ist ein bekanntes und weit verbreitetes Tool zur PDF-Erstellung und -Bearbeitung, das auch bei der Erstellung von E-Rechnungen unterstützen kann. Im Folgenden wird erläutert, wie man mit PDF24 Creator eine E-Rechnung erstellen kann und welche Schritte dabei zu beachten sind.
Was versteht man unter einer E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine strukturierte elektronische Rechnung, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht und in einem standardisierten Format übermittelt wird. Im Gegensatz zu einer einfachen PDF-Rechnung, die lediglich ein digitales Abbild einer Rechnung darstellt, ist eine E-Rechnung maschinenlesbar und kann direkt in der Buchhaltungssoftware verarbeitet werden. Häufig genutzte Formate sind beispielsweise ZUGFeRD, XRechnung oder Factur-X.
Welche Rolle übernimmt PDF24 Creator bei der Erstellung einer E-Rechnung?
PDF24 Creator ist primär ein Werkzeug zur Erstellung und Bearbeitung von PDF-Dokumenten. Es bietet eine einfache Möglichkeit, Dokumente aus beliebigen Anwendungen heraus in PDF umzuwandeln, PDFs zu bearbeiten und verschiedene Dateien zu einem PDF zusammenzufügen. Für die explizite Erstellung einer elektronischen Rechnung im Sinne eines strukturierten E-Rechnungsformats ist PDF24 Creator alleine jedoch nicht ausreichend, da das Tool keine integrierte Funktion zur Generierung von E-Rechnungs-Metadaten oder XML-Daten wie in ZUGFeRD oder XRechnung bietet.
Wie kann man mit PDF24 Creator dennoch eine E-Rechnung erstellen?
Um mit PDF24 Creator eine E-Rechnung zu erstellen, besteht der typische Weg darin, zunächst eine Rechnung in einem gängigen Format zu erstellen, zum Beispiel mit einem Textverarbeitungsprogramm oder einer Rechnungssoftware, die E-Rechnungen unterstützt. Anschließend kann man diese Rechnung als PDF exportieren und mit PDF24 Creator weiterverarbeiten. Die E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder Factur-X beispielsweise ist eine PDF/A-Datei, die zusätzlich eingebettete XML-Daten enthält.
Da PDF24 Creator die einfache PDF-Erstellung und Komprimierung unterstützt, können Sie das PDF entweder direkt aus der Ausgangssoftware über den PDF24-Drucker erzeugen oder bereits erstellte PDFs durch PDF24 Creator optimieren. Die eigentliche Einbettung der E-Rechnungsdaten muss allerdings von einer spezialisierten Software erledigt werden, die das XML fein in die PDF-Datei integriert.
Welche Alternativen zur Kombination mit PDF24 Creator gibt es?
Für Unternehmen, die eine E-Rechnung erstellen möchten, gibt es spezielle Programme oder Add-ons, die E-Rechnungsstandards unterstützen. Diese Programme erzeugen die PDF-Datei mit den eingebetteten XML-Daten und können die Datei anschließend durch den PDF24 Creator zur weiteren Bearbeitung geöffnet oder optimiert werden. Ebenso kann PDF24 Creator dabei helfen, die E-Rechnung zu signieren oder formatiert zu archivieren. Die Kombination führt so zu einem vollständigen digitalen Rechnungsworkflow.
Fazit
PDF24 Creator ist ein hervorragendes Werkzeug zum Erstellen und Bearbeiten von PDFs und kann dabei unterstützen, Rechnungsdokumente für den digitalen Versand vorzubereiten. Die vollständige Erstellung einer normgerechten E-Rechnung im Sinne eines strukturierten Formats wie ZUGFeRD oder XRechnung erfordert jedoch zusätzliche Software, die strukturierte XML-Daten erzeugt und in die PDF-Datei einbettet. PDF24 Creator kann dann zur PDF-Konvertierung, Optimierung und Archivierung eingesetzt werden, wodurch er ein wichtiger Baustein im Prozess der E-Rechnungserstellung sein kann.