Wie kann man in Excel ein Dropdown-Menü erstellen?
- Vorbereitung der Liste für das Dropdown-Menü
- Erstellen des Dropdown-Menüs mit der Datenüberprüfung
- Anpassen und Verwenden des Dropdown-Menüs
- Erweiterte Möglichkeiten und Tipps
Ein Dropdown-Menü in Excel ist eine nützliche Funktion, um die Dateneingabe zu vereinfachen und Fehler zu vermeiden. Es ermöglicht dem Benutzer, Werte aus einer vordefinierten Liste auszuwählen, anstatt diese manuell einzugeben. In Excel wird diese Funktion oft mithilfe der "Datenüberprüfung" umgesetzt.
Vorbereitung der Liste für das Dropdown-Menü
Bevor ein Dropdown-Menü erstellt wird, sollten die Daten, die in der Liste zur Auswahl stehen sollen, klar definiert und vorzugsweise in einem separaten Bereich oder Arbeitsblatt in Excel gespeichert werden. So kann man sicherstellen, dass alle möglichen Werte sauber erfasst sind und später einfach auf diese Bezug genommen wird. Diese Liste kann aus einzelnen Wörtern oder Werten bestehen, beispielsweise Kategorienamen, Länder oder andere relevante Informationen.
Erstellen des Dropdown-Menüs mit der Datenüberprüfung
Um das Dropdown-Menü zu erstellen, markiert man zuerst die Zelle oder den Zellbereich, in dem die Dropdown-Liste erscheinen soll. Anschließend öffnet man das Menü "Daten" in der Menüleiste und wählt dort die Option "Datenüberprüfung". Im sich öffnenden Fenster kann man unter "Zulassen" die Option "Liste" auswählen. Anschließend gibt man den Bereich an, in dem sich die vorbereiteten Daten für die Liste befinden, oder man trägt die Werte direkt, getrennt durch Kommata, in das Eingabefeld ein.
Anpassen und Verwenden des Dropdown-Menüs
Es besteht außerdem die Möglichkeit, optional eine Fehlermeldung zu konfigurieren, falls ein Nutzer einen Wert eingibt, der nicht in der Liste enthalten ist. Auch kann man die Dropdown-Liste optisch anpassen, indem man die betreffenden Zellen formatiert. Das Dropdown-Menü hilft dabei, die Eingabe zu standardisieren und schnell gültige Werte auszuwählen, was insbesondere bei umfangreichen Tabellen sehr hilfreich ist.
Erweiterte Möglichkeiten und Tipps
Will man später die Auswahlmöglichkeiten anpassen, reicht es aus, die ursprüngliche Liste mit den Werten zu verändern. Das Dropdown-Menü aktualisiert sich dann automatisch, sofern Bezug auf diese Liste genommen wurde. Für komplexe Anwendungen lassen sich auch verschachtelte Dropdown-Menüs einrichten, bei denen die Auswahl in einer Zelle die Auswahlmöglichkeiten in einer anderen bestimmt. Dies erfordert jedoch weiterführende Kenntnisse, beispielsweise in Kombination mit benannten Bereichen und Formeln.