Wie kann man in DocuSign die Verantwortung übertragen?
- Verantwortung in DocuSign – Was bedeutet das?
- Übertragung der Verantwortung durch Delegation
- Übertragen der Verwaltung via Administratorrechte
- Welche Einschränkungen und Voraussetzungen gibt es?
- Fazit
In DocuSign besteht häufig die Notwendigkeit, Verantwortlichkeiten während des Signaturprozesses zu übertragen, sei es aufgrund von Abwesenheit, Zuständigkeitswechsel oder organisatorischen Anpassungen. Die Übertragung der Verantwortung in DocuSign bezieht sich in der Regel auf die Möglichkeit, einer anderen Person die Kontrolle über einen laufenden Vorgang oder ein Dokument zu geben, ohne den kompletten Prozess neu starten zu müssen.
Verantwortung in DocuSign – Was bedeutet das?
Die Verantwortung in DocuSign liegt meist bei dem Absender oder einer definierten Rolle innerhalb eines Workflows. Diese kann die Aufgabe umfassen, Dokumente zu verwalten, zu bearbeiten oder den Signaturprozess zu überwachen. Wenn eine Person diese Rolle nicht länger ausüben kann, stellt sich die Frage, wie diese Verantwortung effizient auf eine andere Person übertragen werden kann.
Übertragung der Verantwortung durch Delegation
Eine direkte Möglichkeit, in DocuSign Verantwortung zu übertragen, ist das sogenannte Delegieren. Dabei kann ein Empfänger oder Beteiligter des Prozesses seine Aufgabe an eine andere Person weitergeben. Dies ist speziell hilfreich, wenn jemand einen Schritt des Signaturprozesses nicht selbst ausführen kann, beispielsweise wegen Abwesenheit oder mangelnder Zuständigkeit. Die delegierende Person bleibt in der Regel im Prozess sichtbar, jedoch wird die Handlung von der delegierten Person erledigt.
Übertragen der Verwaltung via Administratorrechte
Für Absender oder Administratoren gibt es zudem die Möglichkeit, entsprechende Rechte und Zugänge zu vergeben. So kann die Verantwortung für eine bestimmte Vorlage, ein Konto oder den gesamten Signaturprozess auf andere Benutzer transferiert werden. Dies erfolgt über die Benutzer- und Rollenverwaltung in den DocuSign-Einstellungen. Besonders in größeren Unternehmen ist dieses Vorgehen üblich, um Verantwortlichkeiten transparent und flexibel zu gestalten.
Welche Einschränkungen und Voraussetzungen gibt es?
Es ist wichtig zu beachten, dass nicht alle Verantwortlichkeiten beliebig übertragbar sind. Manche Aktionen, wie z.B. das endgültige Absenden eines Dokuments oder die initiale Einrichtung eines Workflows, können nur vom ursprünglichen Absender durchgeführt werden. Außerdem müssen die beteiligten Nutzer über die notwendigen Zugriffsrechte verfügen. In manchen Fällen muss die Übertragung auch mit dem Compliance-Team oder der IT abgestimmt werden, um festgelegte Sicherheitsvorgaben einzuhalten.
Fazit
Das Übertragen von Verantwortung in DocuSign ist durch Funktionen wie Delegation und die Zuweisung von Administratorrechten möglich. Dadurch können Arbeitsprozesse flexibel gestaltet und Ausfälle vermieden werden. Wichtig ist dabei, dass die Übertragung unter Beachtung von Zugriffsrechten, Compliance-Anforderungen und den jeweiligen organisatorischen Gegebenheiten erfolgt.