Wie kann man Concur Abrechnungen zusammenführen?
- Der Zweck des Zusammenführens von Abrechnungen
- Vorbereitung: Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?
- Das Zusammenführen innerhalb von Concur
- Alternative Methoden und externe Tools
- Fazit
Concur ist eine weit verbreitete Softwarelösung zur Verwaltung von Reisekosten und Spesenabrechnungen. In vielen Unternehmen ist es notwendig, mehrere Abrechnungen zusammenzuführen, sei es, um eine übersichtlichere Übersicht zu erhalten oder um Berichte zu konsolidieren. Doch wie funktioniert das Zusammenführen von Abrechnungen in Concur genau? Im folgenden Text wird dieser Prozess ausführlich erläutert.
Der Zweck des Zusammenführens von Abrechnungen
Das Zusammenführen von Abrechnungen dient in erster Linie dazu, mehrere einzelne Abrechnungen zu einer einzigen, zusammengefassten Abrechnung zu vereinen. Dies ist besonders dann sinnvoll, wenn ein Mitarbeiter mehrere Reisen oder Spesen in einem bestimmten Zeitraum hatte und diese in einer zusammenhängenden Abrechnung dokumentiert werden sollen. Durch das Zusammenführen können Redundanzen reduziert, die Übersicht verbessert und die Verarbeitung der Daten – beispielsweise für die Buchhaltung oder das Controlling – erleichtert werden.
Vorbereitung: Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?
Bevor Abrechnungen in Concur zusammengeführt werden können, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Zunächst sollten alle betreffenden Abrechnungen vollständig und abgeschlossen sein. Unvollständige oder nicht freigegebene Abrechnungen können in der Regel nicht zusammengeführt werden. Zudem ist es wichtig, dass die Abrechnungen zum gleichen Mitarbeiter gehören und idealerweise im gleichen Zeitraum oder für zusammenhängende Aktivitäten erstellt wurden.
Das Zusammenführen innerhalb von Concur
Concur selbst bietet verschiedene Funktionen, um Abrechnungen zu bearbeiten und zu konsolidieren. Allerdings gibt es keine direkte Zusammenführen-Funktion im Sinne eines Automatikprozesses, der mehrere Abrechnungen komplett kombiniert. Vielmehr besteht die Möglichkeit, einzelne Spesenbelege oder Transaktionen von einer Abrechnung in eine andere zu verschieben. Dazu öffnet man die entsprechende Abrechnung und fügt die gewünschten Belege manuell hinzu, während man sie aus der ursprünglichen Abrechnung entfernt. Auf diese Weise lässt sich eine konsolidierte Abrechnung erstellen.
Alternative Methoden und externe Tools
In einigen Fällen kann es sinnvoll sein, Daten aus Concur zu exportieren, beispielsweise als Excel- oder CSV-Datei. Anschließend lassen sich die Daten externer bearbeiten und zusammenführen. Danach können die konsolidierten Daten gegebenenfalls wieder in Concur oder in die Unternehmensbuchhaltung eingespielt werden. Diese Methode ist besonders geeignet, wenn umfangreiche Zusammenführungen oder komplexe Auswertungen notwendig sind, die Concur intern nicht in vollem Umfang abbilden kann.
Fazit
Das Zusammenführen von Abrechnungen in Concur ist vor allem eine manuelle Aufgabe, bei der einzelne Belege von einer Abrechnung in eine andere verschoben werden. Eine direkte Automatikfunktion für das Zusammenführen mehrerer kompletter Abrechnungen existiert nicht. Um trotzdem eine konsolidierte Übersicht zu erhalten, muss man die Belege gezielt verwalten oder auf den Datenexport zurückgreifen. Wichtig ist dabei die Vorbereitung und die Sicherstellung, dass alle relevanten Abrechnungen vollständig und korrekt sind. So kann man letztlich eine übersichtliche und zusammengeführte Abrechnung erstellen.