Wie kann ich mit HubSpot Rechnungen schreiben?

1. Rechnungen erstellen und verwalten in HubSpot – Eine native Funktion?
2. Verwendung von Angeboten (Quotes) als Grundlage für Rechnungen
3. Integration von Buchhaltungs- und Rechnungstools in HubSpot
4. Wie funktioniert die Integration technisch?
5. Fazit: Rechnungen schreiben mit HubSpot sinnvoll gestalten

Viele Unternehmen und Selbstständige, die HubSpot als CRM-System nutzen, fragen sich, ob und wie sie direkt in HubSpot Rechnungen schreiben können. HubSpot ist vor allem für sein umfangreiches Marketing-, Vertriebs- und Service-Toolset bekannt. Die Funktionalität zum Schreiben und Verwalten von Rechnungen ist jedoch nicht nativ im System enthalten, da HubSpot primär auf Kundenbeziehungsmanagement ausgerichtet ist.

Rechnungen erstellen und verwalten in HubSpot – Eine native Funktion?

Grundsätzlich bietet HubSpot keine eingebaute Funktion zum direkten Erstellen von Rechnungen an. Es gibt keine spezielle "Rechnungen schreiben"-Funktion, wie man sie aus klassischen Buchhaltungsprogrammen kennt. HubSpot konzentriert sich darauf, Geschäftskontakte, Deals und Vertriebsprozesse effizient zu verwalten. Falls Sie Rechnungen benötigen, um Ihre Angebote abzuschließen, müssen in HubSpot zunächst Angebote ("Quotes") erstellt werden, die dann als Grundlage für Rechnungen dienen können.

Verwendung von Angeboten (Quotes) als Grundlage für Rechnungen

Die Funktion Quotes in HubSpot ermöglicht es, Angebote für Kunden zu erstellen, die Preise, Mengen und Bedingungen enthalten. Diese Angebote sind formatiert und können als PDF an Kunden versendet werden. Zwar handelt es sich hierbei nicht um eine formelle Rechnung, doch können diese Dokumente als Vorstufe oder Beleg für die Rechnungserstellung dienen. Für eine professionelle Rechnungsstellung muss das Angebot dann oft mit einem externen Tool weiterverarbeitet werden.

Integration von Buchhaltungs- und Rechnungstools in HubSpot

Da HubSpot selbst keine umfassende Rechnungserstellung anbietet, greifen viele Unternehmen auf Integrationen mit spezialisierten Programmen zurück. Es gibt zahlreiche Apps und Schnittstellen, die sich direkt mit HubSpot verbinden lassen, etwa sevDesk, Lexoffice, Billomat oder FastBill. Diese Tools sind darauf spezialisiert, rechtskonforme Rechnungen zu erstellen und direkt an Kunden zu senden. Die Anbindung sorgt dabei dafür, dass Kundendaten und Auftragsinformationen automatisch aus HubSpot übernommen werden, was den Prozess vereinfacht und Doppeleingaben vermeidet.

Wie funktioniert die Integration technisch?

Die Integration erfolgt meist über die HubSpot App Marketplace, wo Sie passende Buchhaltungs- oder Rechnungstools finden können. Nach der Installation und Verbindung mit HubSpot synchronisieren die Systeme Kundendaten, offene Deals oder Angebote automatisch, sodass Sie in der externen Buchhaltungssoftware direkt Rechnungen auf Basis der importierten Daten erzeugen können. Alternativ bieten einige Integrationen auch automatische Workflows an, die beispielsweise bei Abschluss eines Deals automatisch eine Rechnung auslösen.

Fazit: Rechnungen schreiben mit HubSpot sinnvoll gestalten

HubSpot selbst ist nicht darauf ausgelegt, Rechnungen zu schreiben, sondern unterstützt den Vertriebsprozess durch Angebote und Kundenmanagement. Für das Erstellen und Versenden von rechtsgültigen Rechnungen empfiehlt sich die Kombination mit spezialisierten Buchhaltungssoftwares via Integration. So können Vertriebsmitarbeiter die Vorteile von HubSpot im Kundenmanagement nutzen und gleichzeitig professionelle Rechnungen erstellen. Das spart Zeit, vermeidet Fehler und sorgt für eine durchgängige und transparente Abwicklung von Verkaufsprozessen.