Wie kann ich in LibreOffice Writer Serienbriefe mit Daten aus Calc erstellen?

1. Vorbereitung der Daten in Calc
2. Einrichten der Datenquelle in LibreOffice Writer
3. Verfassen des Serienbriefs mit Datenfeldern
4. Vorschau und Erzeugung des Serienbriefs
5. Zusammenfassung

Serienbriefe sind eine effiziente Methode, um personalisierte Briefe an viele Empfänger zu senden, indem man Daten aus einem Tabellenblatt in einen Textdokument integriert. LibreOffice bietet mit seinen Programmen Writer und Calc eine einfache Lösung, um Serienbriefe zu erstellen. Im Folgenden wird der Prozess ausführlich beschrieben.

Vorbereitung der Daten in Calc

Zunächst müssen Sie Ihre Empfängerdaten in LibreOffice Calc vorbereiten. Erstellen Sie eine Tabelle, in der jede Spalte eine Kategorie von Informationen enthält, wie beispielsweise Vorname, Nachname, Straße, Stadt oder E-Mail-Adresse. Jede Zeile entspricht einem Datensatz oder Empfänger. Achten Sie darauf, dass in der ersten Zeile die Spaltenüberschriften eindeutig und sinnvoll benannt sind, da diese Bezeichnungen später als Platzhalter in Ihrem Serienbrief genutzt werden.

Speichern Sie die Datei unter einem aussagekräftigen Namen ab, beispielsweise Empfaenger.ods. Es ist wichtig, dass die Datei geschlossen ist, bevor Sie sie als Datenquelle im Serienbrief verwenden.

Einrichten der Datenquelle in LibreOffice Writer

Starten Sie LibreOffice Writer für Ihren Serienbrief. Um Ihre Calc-Tabelle als Datenquelle für den Serienbrief einzubinden, öffnen Sie zunächst den Datenquellen-Manager, indem Sie die Tastenkombination F4 drücken oder im Menü Ansicht > Datenquellen auswählen. Im Datenquellen-Fenster klicken Sie auf Neue Datenquelle registrieren.

Im folgenden Dialog geben Sie der Datenquelle einen Namen, zum Beispiel EmpfaengerDaten. Als Dateityp wählen Sie Spreadsheet und navigieren zu Ihrer zuvor gespeicherten Calc-Datei. Bestätigen Sie die Auswahl, und die Tabelle wird als Datenquelle eingetragen.

Nachdem die Datenquelle registriert ist, sollten Sie im Datenquellen-Fenster Ihre Tabelle sehen können. Wenn nicht, wiederholen Sie den Vorgang oder überprüfen Sie, ob die Calc-Datei korrekt abgespeichert und geschlossen wurde.

Verfassen des Serienbriefs mit Datenfeldern

Erstellen Sie nun den Text Ihres Serienbriefs im Writer-Dokument. An den Stellen, an denen persönliche Daten eingetragen werden sollen, fügen Sie sogenannte Feldbefehle ein. Dazu platzieren Sie den Cursor an der gewünschten Stelle und wählen im Menü Einfügen > Feldbefehl > Andere... aus.

Im geöffneten Dialogfenster wechseln Sie zum Reiter Datenbank. Hier wählen Sie unter Datenquelle den zuvor registrierten Namen Ihrer Calc-Tabelle aus, darunter das entsprechende Tabellenblatt. Anschließend sehen Sie unter Feldname die Spaltenüberschriften Ihrer Tabelle. Wählen Sie das gewünschte Feld aus, z.B. Vorname, und klicken auf Einfügen. Der Feldbefehl wird an der Cursor-Position im Text eingefügt.

Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle gewünschten Datenfelder, sodass Ihr Brief ein personalisiertes Anschreiben mit Platzhaltern erhält.

Vorschau und Erzeugung des Serienbriefs

Sobald der Brief vorbereitet ist, können Sie eine Vorschau der Serienbriefe anzeigen lassen, um sich das Ergebnis für einzelne Empfänger anzusehen. Dazu klicken Sie im Datenquellen-Fenster auf die einzelnen Datensätze (Zeilen) oder nutzen die Schaltflächen in der Symbolleiste, um durch die Datensätze zu blättern. Der Text im Dokument aktualisiert sich entsprechend.

Um den Serienbrief komplett zu generieren, gehen Sie auf Extras > Seriendruck-Assistent.... Der Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess, in dem Sie Ihre Datenquelle noch einmal bestätigen, den Ausgabe-Typ auswählen (Druck, Dokument, E-Mail), Filter setzen und die Ausgabe erzeugen können.

Am Ende können Sie entweder alle individuellen Briefe als getrennte Dokumente speichern, drucken oder als E-Mail verschicken. LibreOffice bietet hierbei flexible Optionen, damit Sie den Serienbrief optimal an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

Zusammenfassung

Das Erstellen von Serienbriefen mit LibreOffice Writer unter Nutzung von Daten aus einer Calc-Tabelle besteht im Wesentlichen aus der Vorbereitung der Daten, der Registrierung der Tabelle als Datenquelle, dem Einfügen von Datenfeldern in den Brieftext sowie der Nutzung des Seriendruck-Assistenten zum finalen Zusammenführen und Erzeugen der individuellen Briefe. Durch diese Vorgehensweise können Sie effizient und schnell personalisierte Briefe an viele Empfänger verschicken.