Wie kann ich einen Visio-Plan in einem Teams-Chat teilen?
- Visio-Plan in einem Teams-Chat teilen
- Speichern der Visio-Datei
- Teilen über den Teams-Chat
- Freigabeeinstellungen beachten
- Visio-Datei anzeigen und zusammenarbeiten
- Alternative: Bildschirmfreigabe
Visio-Plan in einem Teams-Chat teilen
Wenn Sie einen Visio-Plan in einem Microsoft Teams-Chat teilen möchten, gibt es mehrere Möglichkeiten, dies zu tun. Microsoft Teams unterstützt das Teilen von Dateien direkt im Chat, sodass Ihre Kollegen die Visio-Datei direkt öffnen und ansehen können. Hier erfahren Sie ausführlich, wie Sie dabei vorgehen können.
Speichern der Visio-Datei
Zunächst müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Visio-Datei an einem zugänglichen Ort gespeichert ist. Idealerweise speichern Sie die Datei in OneDrive for Business oder in einem SharePoint-Ordner, der mit Ihrem Team verbunden ist. Alternativ können Sie die Datei auch lokal auf Ihrem Computer speichern, wenn Sie diese direkt hochladen möchten. Das Speichern in der Cloud hat den Vorteil, dass Teammitglieder stets die aktuelle Version einsehen können, ohne Mehrfachversionen herunterzuladen.
Teilen über den Teams-Chat
Öffnen Sie Microsoft Teams und navigieren Sie zum gewünschten Chat mit der Person oder Gruppe, mit der Sie den Visio-Plan teilen möchten. Am unteren Rand des Chats finden Sie die Option, Dateien anzuhängen. Klicken Sie dort auf das Büroklammer-Symbol Dateien anhängen (oder Datei hochladen). Sie haben nun mehrere Möglichkeiten: Sie können die Visio-Datei direkt von Ihrem Rechner auswählen und hochladen, oder Sie wählen eine bereits in Ihrem OneDrive oder SharePoint gespeicherte Datei aus. Nach dem Hochladen erscheint die Datei im Chatverlauf und Ihre Chat-Teilnehmer können die Datei anklicken, anschauen und bei entsprechender Berechtigung auch bearbeiten.
Freigabeeinstellungen beachten
Wenn Sie die Visio-Datei aus OneDrive oder SharePoint teilen, sollten Sie darauf achten, dass die Zugriffsrechte korrekt vergeben sind. In der Freigabeoption können Sie einstellen, ob die Empfänger die Datei nur ansehen oder auch bearbeiten dürfen. Dies ist besonders wichtig, um eine unerwünschte Bearbeitung zu vermeiden. Sollte die Datei lokal hochgeladen worden sein, stellt Teams die Datei in den Chat-Dateien bereit, sodass alle Chat-Teilnehmer Zugriff haben.
Visio-Datei anzeigen und zusammenarbeiten
Microsoft Teams ermöglicht es, Visio-Dateien direkt innerhalb der App anzusehen, sofern eine integrierte Vorschau vorhanden ist. Ihre Kollegen können so den Plan direkt im Chat oder in der Registerkarte Dateien betrachten, ohne Visio auf ihrem Gerät installiert zu haben. Wenn Sie eine intensivere Zusammenarbeit planen, können Sie auch eine Registerkarte hinzufügen, bei der Sie Ihre Visio-Datei als Tab im Kanal oder Chat anheften. Dadurch haben alle Teilnehmer schnellen Zugriff und können gemeinsam an der Datei arbeiten.
Alternative: Bildschirmfreigabe
Falls Sie den Visio-Plan nicht als Datei versenden, sondern live präsentieren möchten, können Sie während eines Teams-Meetings die Bildschirmfreigabe nutzen. Starten Sie eine Besprechung, öffnen Sie den Visio-Plan auf Ihrem Rechner und teilen Sie Ihren Bildschirm oder das Anwendungsfenster mit den Teilnehmern. So sehen alle die aktuelle Version, und Sie können die Inhalte erklären oder Änderungen vornehmen.
Zusammenfassend ist das Teilen eines Visio-Plans in Teams sehr einfach, wenn Sie die Datei über den Chat hochladen oder aus der Cloud verlinken. Achten Sie auf die richtigen Berechtigungen, und nutzen Sie die Vorteile der integrierten Dateivorschau und der Zusammenarbeit innerhalb von Microsoft Teams.