Wie kann ich eine DocuSign Unterschrift löschen?

1. Unterschriften in DocuSign: Grundlagen
2. Warum Unterschriften in DocuSign nicht einfach gelöscht werden können
3. Wie kann man eine Unterschrift in DocuSign dennoch entfernen oder ändern?
4. Praktische Schritte zur Widerrufung oder Neuaufnahme einer Unterschrift
5. Fazit

In vielen Situationen ist es wichtig zu wissen, wie man eine Unterschrift in DocuSign löschen oder entfernen kann. DocuSign ist ein beliebtes Tool für elektronische Signaturen, das es Nutzern ermöglicht, Dokumente schnell und rechtsgültig zu unterzeichnen. Manchmal kann es jedoch notwendig sein, eine bereits hinzugefügte Unterschrift zu entfernen, sei es wegen eines Fehlers oder weil das Dokument überarbeitet werden muss. Im Folgenden erklären wir ausführlich, wie dieser Vorgang funktioniert, welche Einschränkungen es geben kann und wie Sie am besten vorgehen.

Unterschriften in DocuSign: Grundlagen

DocuSign speichert elektronische Signaturen als Teil eines Dokuments oder einer Transaktion. Sobald eine Unterschrift gesetzt wurde, wird diese in das Dokument integriert und der Signaturprozess gilt als abgeschlossen. Das System dient dazu, Veränderungen nach der Unterzeichnung möglichst auszuschließen, um die Rechtssicherheit zu gewährleisten. Aus diesem Grund bietet DocuSign keine direkte Funktion, mit der Endnutzer eigenständig eine Unterschrift löschen können.

Warum Unterschriften in DocuSign nicht einfach gelöscht werden können

Eine elektronische Unterschrift in DocuSign hat einen rechtlichen Status und wird mit einem digitalen Zeitstempel versehen, um Manipulationen auszuschließen. Sobald eine Unterschrift bestätigt wurde, wird der Dokumentenstatus auf abgeschlossen gesetzt, was bedeutet, dass das Dokument offiziell unterzeichnet ist. Das Löschen einer Unterschrift würde den gesamten Nachweis über die Unterzeichnung verändern und somit die Gültigkeit gefährden. Aus diesem Grund sind Lösch- oder Bearbeitungsmöglichkeiten nach der Signatur stark eingeschränkt.

Wie kann man eine Unterschrift in DocuSign dennoch entfernen oder ändern?

Obwohl die Unterschrift in einem abgeschlossenen Dokument nicht einfach gelöscht werden kann, gibt es bestimmte Vorgehensweisen, um Änderungen vorzunehmen. Wenn Sie Fehler bemerken oder eine Unterschrift entfernen möchten, sollten Sie zunächst prüfen, ob das Dokument noch im Entwurfs- oder Bearbeitungsmodus ist. In diesem Fall können Sie die Signaturen oder Felder noch anpassen.

Falls das Dokument bereits komplett unterzeichnet ist, muss die Signatur-Session von einem Administrator oder dem Sender der Einladung zurückgerufen oder widerrufen werden. DocuSign bietet die Möglichkeit, eine laufende oder abgeschlossene Transaktion zu voiden (ungültig zu machen), sodass die Unterschriften ihre Gültigkeit verlieren und das Dokument neu erstellt oder bearbeitet werden kann. Danach kann eine neue Version des Dokuments versendet werden, die erneut unterschrieben werden muss.

Praktische Schritte zur Widerrufung oder Neuaufnahme einer Unterschrift

Der beste Weg, um eine bereits gesetzte Unterschrift zu löschen, besteht darin, den aktuellen Signaturprozess abzubrechen und das Dokument zu entwerten. Dazu loggen Sie sich in Ihr DocuSign-Konto ein und suchen die entsprechende Sendung im Bereich Gesendet oder Abgeschlossen. Dort gibt es die Option, die Sendung zu widerrufen oder zu «annullieren». Nachdem das Dokument als ungültig markiert wurde, können Sie es korrigieren und erneut versenden, damit die Unterschriften in der neuen Version hinzugefügt werden.

Es ist wichtig zu beachten, dass die ursprünglichen Signaturen aus Compliance-Gründen im DocuSign-System archiviert bleiben, auch wenn das Dokument widerrufen wird. Die rechtliche Gültigkeit entfällt jedoch mit dem Widerruf.

Fazit

Eine direkte Löschung einer Unterschrift in DocuSign ist aus rechtlichen und technischen Gründen nicht möglich. Stattdessen müssen Sie den gesamten Signaturvorgang zurückrufen oder das Dokument als ungültig markieren, um eine neue, korrigierte Version zu erstellen. Planen Sie daher sorgfältig, bevor Sie ein Dokument zur Signatur versenden, und nutzen Sie die Möglichkeit zur Bearbeitung im Entwurfsstatus, um Fehler zu vermeiden. Bei Fragen und speziellen Fällen kann auch der DocuSign-Support weiterhelfen.