Wie funktioniert das Zusammenführen von Reisen (Merge Trips) in Concur?
- Einführung in Concur und die Reisefunktion
- Was bedeutet Merge Trips in Concur?
- Warum ist das Zusammenführen von Reisen sinnvoll?
- Wie funktioniert das Zusammenführen von Reisen in Concur?
- Besonderheiten und Einschränkungen
- Fazit
Einführung in Concur und die Reisefunktion
SAP Concur ist eine weitverbreitete Softwarelösung zur Verwaltung von Geschäftsreisen und Ausgaben. Sie ermöglicht es Unternehmen, Geschäftsreisekosten effizient zu erfassen, zu genehmigen und zu verwalten. Eine wichtige Funktion innerhalb von Concur ist die Möglichkeit, einzelne Reisebuchungen und Ausgaben zu einer zusammenhängenden Reise zu bündeln. Dies erleichtert die Übersichtlichkeit und reduziert den administrativen Aufwand bei der Abrechnung.
Was bedeutet Merge Trips in Concur?
Der Begriff Merge Trips bzw. Reisen zusammenführen bezieht sich auf den Prozess, bei dem mehrere separate Reisen, die eigentlich zusammengehören, in eine einzige Reiseübersicht zusammengefügt werden. Dies ist besonders hilfreich, wenn unterschiedliche Buchungen oder Ausgaben aufgrund verschiedener Buchungszeiten oder -quellen technisch als eigenständige Reisen erfasst wurden, aber tatsächlich Teil derselben Geschäftsreise sind.
Warum ist das Zusammenführen von Reisen sinnvoll?
Oft entstehen innerhalb einer Geschäftsreise mehrere Buchungen, etwa für Hin- und Rückflug, Unterkunft oder Mietwagen, die von Concur automatisch als getrennte Reisen erkannt werden. Diese separat erfassten Reisen können jedoch verwirrend sein und die Abrechnung verkomplizieren. Durch das Zusammenführen entsteht eine einheitliche Reiseanzeige, die eine übersichtliche Verwaltung, bessere Reporting-Möglichkeiten und eine klarere Kostenübersicht sicherstellt.
Wie funktioniert das Zusammenführen von Reisen in Concur?
Um Reisen in Concur zusammenzuführen, muss der Anwender in der Regel zunächst die betreffenden Trips auswählen, die zusammengefasst werden sollen. Innerhalb der Buchungs- oder Reisemanagementoberfläche bietet Concur eine Funktion zum Zusammenführen oder Merge an. Dabei prüft das System, ob die Reisen kompatibel sind, etwa hinsichtlich Zeiträumen und Reisezielen, und führt sie dann zu einem einzigen Reiseeintrag zusammen. Nach dem Merge sind alle zugehörigen Buchungen und Ausgaben übersichtlich in der einen Reiseansicht enthalten.
Besonderheiten und Einschränkungen
Es ist wichtig, darauf zu achten, dass nicht alle Reisen in Concur ohne Weiteres zusammengeführt werden können. Beispielsweise lassen sich Reisen mit sehr unterschiedlichen Reisezielen oder zeitlich weit auseinanderliegenden Buchungen möglicherweise nicht sinnvoll zusammenlegen. Zudem sollte das Zusammenführen nur vorgenommen werden, wenn die Reisen tatsächlich zusammengehören, um eine korrekte Abrechnung sicherzustellen. In manchen Unternehmen sind die Merge-Berechtigungen zudem auf bestimmte Benutzerrollen beschränkt.
Fazit
Das Zusammenführen von Reisen in Concur ist eine praktische Funktion, um mehrere einzelne Geschäftsreise-Buchungen in einer übersichtlichen Gesamtreise zusammenzufassen. Dies erhöht die Transparenz, vereinfacht die Kostenverwaltung und sorgt für eine klare, einheitliche Darstellung der Geschäftsreise. Nutzer sollten die Funktion gezielt einsetzen, um eine korrekte und effiziente Reisekostenabrechnung zu gewährleisten.