Wie funktionieren Expensify Email Receipts und wie können sie verwendet werden?
- Was sind Expensify Email Receipts?
- Wie funktioniert die automatische Erfassung von Email Receipts bei Expensify?
- Welche Vorteile bieten Expensify Email Receipts für Geschäftsreisende und Unternehmen?
- Wie können Nutzer Expensify Email Receipts aktivieren und einrichten?
- Fazit
Was sind Expensify Email Receipts?
Expensify Email Receipts sind digitale Belege, die automatisch von der Expensify-App oder dem Dienst erfasst werden, wenn eine Quittung oder Rechnung per E-Mail empfangen wird. Diese Funktion ermöglicht es Nutzern, Ausgabenbelege direkt aus dem Posteingang in ihr Expensify-Konto zu importieren, ohne sie manuell hochladen oder fotografieren zu müssen. Somit wird die Ausgabenverwaltung erheblich vereinfacht und beschleunigt.
Wie funktioniert die automatische Erfassung von Email Receipts bei Expensify?
Nachdem der Nutzer seine Rechnungsemail-Adresse oder sein E-Mail-Konto mit Expensify verknüpft hat, scannt Expensify automatisch den Posteingang nach E-Mails, die Belege enthalten könnten. Sobald eine solche E-Mail erkannt wird, extrahiert das System die relevanten Informationen wie Datum, Betrag, Händlername und weitere Details und erstellt daraus eine Spesenabrechnung. Diese automatische Verarbeitung reduziert Fehler und Aufwand, da keine manuelle Eingabe notwendig ist. Es ist auch möglich, bestimmte Regeln zu definieren, um nur ausgewählte Belege zu erfassen oder E-Mails bestimmter Absender automatisch zuzuordnen.
Welche Vorteile bieten Expensify Email Receipts für Geschäftsreisende und Unternehmen?
Für Geschäftsreisende bietet die Möglichkeit, E-Mail-Belege automatisch in Expensify zu erfassen, eine erhebliche Zeitersparnis und erhöht gleichzeitig die Genauigkeit der Spesenabrechnung. Es entfällt die Notwendigkeit, Belege zu fotografieren oder manuell einzutragen. Unternehmen profitieren durch die Digitalisierung und Zentralisierung der Belegverwaltung. Die automatische Erfassung hilft, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und die Einhaltung von Richtlinien zu verbessern, da die Belege sofort in der richtigen Kategorie abgelegt und geprüft werden können.
Wie können Nutzer Expensify Email Receipts aktivieren und einrichten?
Um Email Receipts in Expensify nutzen zu können, müssen Nutzer zunächst ihre Expensify-Account-Einstellungen aufrufen und ihre E-Mail-Adresse hinterlegen. Alternativ kann das direkte Weiterleiten von Belegen an eine spezielle Expensify-E-Mail-Adresse erfolgen, die für jeden Nutzer individuell ist. Nach der Einrichtung beginnt Expensify automatisch, E-Mails mit Belegen zu verarbeiten. Es ist empfehlenswert, regelmäßige Überprüfungen des erfassten Inhalts durchzuführen, um sicherzustellen, dass alle Belege korrekt erkannt wurden und vollständig sind.
Fazit
Expensify Email Receipts bieten eine effiziente Lösung für die automatische Erfassung und Verwaltung von Belegen, die per E-Mail eingehen. Durch die Integration in das Spesenmanagement-System sparen Nutzer Zeit und vermeiden Fehler, die bei manueller Bearbeitung häufig auftreten. Die Funktion ist besonders hilfreich für Geschäftsreisende und Unternehmen, die viele digitale Belege verarbeiten müssen und gleichzeitig eine transparentere und schnellere Abrechnung anstreben.