Wie funktionieren E-Mail-Belege in Concur?
- Was sind E-Mail-Belege in Concur?
- Wie funktioniert der Prozess des Empfangs und Imports von E-Mail-Belegen?
- Welche Vorteile bieten E-Mail-Belege in Concur?
- Gibt es Einschränkungen oder Voraussetzungen bei der Verwendung von E-Mail-Belegen?
- Fazit
Concur ist eine weitverbreitete Softwarelösung zur Verwaltung von Reisekosten und Ausgaben innerhalb von Unternehmen. Ein wichtiger Bestandteil der Ausgabenverwaltung ist die Erfassung und das Tracking von Belegen, die oft per E-Mail als digitale Quittungen oder Rechnungen ankommen. Das Konzept der Concur Email Receipts ermöglicht es Nutzern, diese E-Mail-Belege direkt in das Concur-System zu integrieren und so den Prozess der Spesenabrechnung zu vereinfachen.
Was sind E-Mail-Belege in Concur?
E-Mail-Belege, auch bekannt als digitale Quittungen, sind elektronisch zugesendete Nachweise über eine Zahlung oder einen Kauf. In Concur können Nutzer solche Belege direkt aus ihrem E-Mail-Postfach in die Anwendung importieren, damit sie im Rahmen der Reisekostenabrechnung verwendet werden können. Dies ersetzt das herkömmliche, manuelle Hochladen oder Einscannen von Papierbelegen und sorgt für eine genauere und schnellere Dokumentation der Ausgaben.
Wie funktioniert der Prozess des Empfangs und Imports von E-Mail-Belegen?
Um E-Mail-Belege in Concur zu nutzen, erhalten Nutzer meist eine spezielle E-Mail-Adresse von Concur, an die sie ihre digitalen Belege weiterleiten können. Sobald die E-Mail mit dem Beleg an diese Adresse geschickt wird, wird der Anhang automatisch erkannt und in der Concur-Anwendung mit den entsprechenden Ausgaben verknüpft. Alternativ unterstützen einige Versionen die automatische Erkennung von Belegen durch Integration mit E-Mail-Programmen, sodass Belege direkt aus dem Posteingang übernommen werden können.
Welche Vorteile bieten E-Mail-Belege in Concur?
Der Einsatz von E-Mail-Belegen in Concur optimiert deutlich den Workflow rund um die Reisekostenabrechnung. Da Belege digital und automatisiert erfasst werden, reduziert sich der Zeitaufwand für manuelle Eingaben oder das Nachreichen von Dokumenten drastisch. Darüber hinaus minimiert dies Fehlerquellen, die durch schlechte Lesbarkeit von eingescannten Belegen entstehen können. Unternehmen profitieren zudem von einer besseren Nachverfolgbarkeit und Transparenz ihrer Ausgaben.
Gibt es Einschränkungen oder Voraussetzungen bei der Verwendung von E-Mail-Belegen?
Um E-Mail-Belege in Concur effizient nutzen zu können, müssen die digitalen Belege klar lesbar und im richtigen Format (z.B. PDF, JPEG) vorliegen. Des Weiteren ist die Einrichtung der richtigen Concur-Beleg-E-Mail-Adresse notwendig. Nicht alle Ausgabenarten oder Belegtypen lassen sich automatisch verarbeiten, sodass in einigen Fällen eine manuelle Zuordnung oder Ergänzung von Informationen erforderlich bleibt. Auch ist eine stabile Internetverbindung und gültiger Zugang zu Concur Voraussetzung.
Fazit
E-Mail-Belege in Concur bieten eine moderne und zeitsparende Methode, Reisekostenbelege digital zu erfassen und zu verwalten. Durch die Integration von E-Mail-Belegen wird der Abrechnungsprozess effizienter, transparenter und genauer. Nutzer sollten jedoch sicherstellen, dass die eingesendeten Belege den technischen Vorgaben entsprechen und die Einrichtung der Concur-E-Mail-Adresse korrekt erfolgt ist, um den größtmöglichen Nutzen aus dieser Funktion zu ziehen.