Wie füge ich neue Benutzer zu einem Smartsheet-Konto hinzu?
- Voraussetzungen und Berechtigungen
- Zugriff auf das Smartsheet Admin Center
- Neuen Benutzer hinzufügen
- Mehrere Benutzer gleichzeitig importieren
- Rollen, Berechtigungen und Freigaben in Sheets
- Nachverfolgung und Verwaltung
Voraussetzungen und Berechtigungen
Um neue Benutzer zu einem Smartsheet-Konto hinzuzufügen, benötigen Sie ein Konto mit Administratorrechten für das betreffende Smartsheet-Unternehmens- oder Teamkonto. Nur Kontoadministratoren und Benutzer mit der dafür freigeschalteten Rolle im Admin Center können Lizenzen zuweisen und Benutzer auf Unternehmensebene verwalten. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie genügend freie Lizenzen in Ihrem Abonnement haben oder bereit sind, zusätzliche Lizenzen zu erwerben.
Zugriff auf das Smartsheet Admin Center
Melden Sie sich in Smartsheet mit Ihren Administrator-Zugangsdaten an. Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profilbild oder Ihren Namen und wählen Sie „Admin Center“ (oder „Admin“). Falls Ihre Benutzeroberfläche anders benannt ist, suchen Sie nach „Account Admin“ bzw. „Account“ oder „User Management“. Nur im Admin-Bereich sind die Einstellungen zur Benutzerverwaltung und Lizenzzuweisung sichtbar.
Neuen Benutzer hinzufügen
Im Admin Center öffnen Sie den Bereich „User Management“ bzw. „Benutzerverwaltung“. Dort finden Sie eine Option wie „Add Users“, „Benutzer hinzufügen“ oder ein Plus-Symbol. Geben Sie die E‑Mail-Adresse des neuen Benutzers ein, wählen Sie die gewünschte Rolle (z. B. Lizenzierter Benutzer, Administrator, Viewer/Editor je nach Bedarf) und weisen Sie gegebenenfalls eine Lizenz zu. Sie können häufig auch Vor- und Nachname sowie optional eine Nachricht hinzufügen. Bestätigen Sie mit „Invite“ oder „Hinzufügen“; der Nutzer erhält daraufhin eine Einladungs-E‑Mail mit Anweisungen zur Kontoaktivierung.
Mehrere Benutzer gleichzeitig importieren
Wenn Sie mehrere Personen auf einmal hinzufügen möchten, nutzen Sie die Importfunktion im Benutzerverwaltungsbereich. Meist lässt sich eine CSV-Datei mit E‑Mail-Adressen und optionalen Feldern hochladen. Achten Sie auf das vorgegebene Format der CSV (Spaltenreihenfolge, Feldnamen). Alternativ bieten manche Enterprise-Versionen eine Integration mit Single Sign-On (SSO) oder Verzeichnisdiensten (z. B. Azure AD, Okta), mit denen Sie Benutzer zentral synchronisieren können.
Rollen, Berechtigungen und Freigaben in Sheets
Das Hinzufügen eines Benutzers zum Konto gibt ihm noch nicht automatisch Zugriff auf alle Sheets. Sie müssen die betreffenden Arbeitsblätter, Dashboards oder Workspaces explizit teilen. Beim Teilen können Sie die Berechtigungsstufe festlegen (Viewer, Editor, Admin) und gegebenenfalls Einschränkungen aktivieren (z. B. nur Lesen, Keine Freigabeoption). Für größere Teams empfiehlt es sich, Workspaces zu nutzen: Teilen Sie einen Workspace mit mehreren Dateien und legen Sie Zugriffsrechte zentral fest.
Nachverfolgung und Verwaltung
Überprüfen Sie nach dem Hinzufügen die Liste der aktiven Benutzer im Admin Center: dort sehen Sie Status (aktiv, eingeladen), zugewiesene Lizenzen und Rollen. Für ausgeschiedene Mitarbeiter können Sie Lizenzen entziehen, den Zugang deaktivieren oder den Nutzer vollständig entfernen. Dokumentieren Sie Änderungen und führen Sie regelmäßige Überprüfungen der Benutzerliste durch, um die Lizenznutzung zu optimieren.