Wie erstellt man Journaling-Regeln in Exchange?
- Einführung in Journaling in Exchange
- Grundlagen und Voraussetzungen
- Erstellung von Journaling-Regeln über die Exchange-Verwaltungskonsole
- Erstellung von Journaling-Regeln via PowerShell
- Wichtige Hinweise zur Nutzung von Journaling-Regeln
- Zusammenfassung
Einführung in Journaling in Exchange
Journaling dient dazu, eine Kopie aller E-Mail-Kommunikationen an eine vordefinierte Adresse zu senden. Dies ist besonders wichtig für Compliance- und Archivierzwecke in Unternehmen. Exchange bietet die Möglichkeit, Journaling-Regeln zu definieren, um festzulegen, welche Nachrichten erfasst und wohin diese gesendet werden sollen.
Grundlagen und Voraussetzungen
Bevor Sie Journaling-Regeln in Exchange erstellen, benötigen Sie eine Mailbox oder eine Verteilergruppe, die als Journaling-Ziel dient. Diese Adresse speichert oder verteilt dann die kopierten Nachrichten. Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass Sie über die notwendigen administrativen Rechte verfügen, um Transportregeln in Exchange zu konfigurieren. In Exchange Online oder Exchange Server erfolgt die Verwaltung meist über die Exchange-Verwaltungskonsole (EAC) oder via PowerShell.
Erstellung von Journaling-Regeln über die Exchange-Verwaltungskonsole
Um eine Journaling-Regel zu erstellen, loggen Sie sich zunächst in die Exchange-Verwaltungskonsole ein. Navigieren Sie zum Abschnitt Nachrichtenfluss und dort zu Journaling. In diesem Bereich können Sie entweder eine neue Journaling-Regel anlegen oder eine bestehende bearbeiten.
Beim Anlegen einer neuen Regel geben Sie zunächst einen aussagekräftigen Namen ein, der den Zweck der Regel verdeutlicht. Anschließend wählen Sie aus, ob die Regel für alle Nachrichten gelten soll oder nur für bestimmte Empfänger oder Gruppen. Anschließend definieren Sie die Journaling-Zieladresse, an die alle Kopien der E-Mails gesendet werden. Diese Adresse ist häufig eine spezielle Archivierungs-Mailbox oder eine Compliance-Gruppe.
Zusätzlich können Sie einstellen, ob alle Nachrichten, nur interne, nur externe oder weitere Kombinationen journalisiert werden sollen. Nach dem Speichern der Regel wird der Exchange-Transport so konfiguriert, dass die entsprechenden Nachrichten gemäß der Definition erfasst und weitergeleitet werden.
Erstellung von Journaling-Regeln via PowerShell
Alternativ bietet Exchange die Möglichkeit, Journaling-Regeln mit PowerShell zu administrieren, was besonders bei komplexeren Anforderungen oder Automatisierungen hilfreich ist. Um eine Journaling-Regel zu erstellen, verbindet sich der Administrator zunächst mit der Exchange-Management-Shell.
Das grundlegende Cmdlet für das Anlegen einer Journaling-Regel ist New-JournalRule. Dabei geben Sie Parameter wie den Namen der Regel, den Empfängerkreis und die Journaling-Zieladresse an. Zum Beispiel könnte ein Befehl so aussehen: New-JournalRule -Name "ComplianceJournal" -Recipient "journaling@firma.de" -Scope Global -Enabled $true
Hierbei legt -Scope Global fest, dass die Regel für alle Nachrichten gilt. Möchten Sie die Journaling-Regel nur auf bestimmte Gruppen oder Benutzer anwenden, können Sie den Parameter -JournalEmailAddress sowie Filterkriterien entsprechend anpassen.
Wichtige Hinweise zur Nutzung von Journaling-Regeln
Journaling kann die Systemleistung beeinflussen, da zusätzliche Kopien und Verarbeitungsschritte bei jeder Nachricht durchgeführt werden. Daher ist es sinnvoll, die Regeln gezielt und möglichst restriktiv einzusetzen. Beachten Sie außerdem die Aufbewahrungs- und Datenschutzrichtlinien Ihres Unternehmens, da das Sammeln von E-Mail-Daten rechtliche Auswirkungen haben kann.
In modernen Exchange-Umgebungen wird oft auch das Microsoft 365 Compliance Center genutzt, das umfangreichere Möglichkeiten zur E-Mail-Archivierung und Compliance-Überwachung bietet. Trotzdem sind klassische Journaling-Regeln insbesondere in On-Premises-Installationen eine bewährte Methode.
Zusammenfassung
Die Erstellung von Journaling-Regeln in Exchange erfolgt entweder über die Exchange-Verwaltungskonsole oder die Exchange Management Shell. Entscheidend ist das Definieren der Zieladresse und der eingehenden bzw. ausgehenden Nachrichten, die mitkopiert werden sollen. Dabei sind Compliance-Anforderungen und Leistungsaspekte zu berücksichtigen, um eine optimale und rechtskonforme E-Mail-Archivierung sicherzustellen.