Wie erstellt man einen Umschlag in DocuSign?

1. Was ist ein Umschlag in DocuSign?
2. Den Umschlag in DocuSign erstellen
3. Empfänger hinzufügen und Rollen definieren
4. Platzierung von Signaturfeldern und weiteren Elementen
5. Umschlag versenden und Signaturprozess starten
6. Fazit

Das Erstellen eines Umschlags in DocuSign ist ein grundlegender Schritt, um Dokumente elektronisch zu versenden und unterschreiben zu lassen. Ein Umschlag in DocuSign ist vergleichbar mit einem digitalen Umschlag, in den man Dokumente einfügt, Empfänger hinzufügt und anschließend den Signaturprozess startet. Im Folgenden wird ausführlich erklärt, wie man einen Umschlag in DocuSign erstellt und welche Funktionen dabei zur Verfügung stehen.

Was ist ein Umschlag in DocuSign?

Ein Umschlag in DocuSign dient als Container, in dem Dokumente gespeichert werden, die digital signiert werden sollen. Er enthält alle notwendigen Informationen wie die zu unterschreibenden Dateien, die Empfänger mit ihren jeweiligen Rollen und Anweisungen, sowie die Reihenfolge der Signaturen. Dadurch wird der gesamte Signaturprozess übersichtlich und organisiert durchgeführt.

Den Umschlag in DocuSign erstellen

Um einen Umschlag in DocuSign zu erstellen, meldet man sich zunächst im DocuSign-Konto an. Nach dem Login gelangt man zur Startseite, auf der sich die Option Neuen Umschlag erstellen (meist mit Envelope erstellen bezeichnet) befindet. Dort lädt man die Dokumente hoch, die signiert werden sollen. Dies können beispielsweise Verträge, Vereinbarungen oder Formulare sein. Die Dokumente können im PDF-Format oder anderen unterstützten Dateitypen hochgeladen werden.

Empfänger hinzufügen und Rollen definieren

Nachdem die Dokumente hinzugefügt wurden, müssen Empfänger bestimmt werden, die das Dokument signieren oder anderweitig bearbeiten sollen. Jeder Empfänger kann mit einer bestimmten Rolle versehen werden, z. B. als Unterzeichner, Prüfer oder Kopieempfänger. Zudem kann die Reihenfolge der Empfänger festgelegt werden, sodass die Dokumente in einem definierten Ablauf unterschrieben werden. Für jeden Empfänger kann eine E-Mail-Adresse und ein Name eingetragen werden, damit DocuSign die Einladung zum Signieren zusenden kann.

Platzierung von Signaturfeldern und weiteren Elementen

Im nächsten Schritt öffnet man die Dokumente im Editor von DocuSign, um Signaturfelder sowie weitere Pflichtfelder wie Datum, Initialen oder Textfelder an den entsprechenden Stellen zu platzieren. Diese Felder werden den definierten Empfängern zugewiesen, sodass sie später nur die relevanten Bereiche ausfüllen oder unterschreiben können. Die präzise Platzierung sorgt dafür, dass der gesamte Prozess klar strukturiert und für die Unterzeichner einfach bleibt.

Umschlag versenden und Signaturprozess starten

Nachdem alle Einstellungen vorgenommen sind, kann der Umschlag versendet werden. DocuSign verschickt automatisch E-Mails an die Empfänger, in denen sie aufgefordert werden, die Dokumente elektronisch zu signieren. Der Absender kann den Status des Umschlags jederzeit verfolgen und sieht, wer bereits unterschrieben hat und wer noch aussteht. Sobald alle erforderlichen Signaturen vorliegen, ist der Umschlag abgeschlossen und die finalen Dokumente können heruntergeladen oder archiviert werden.

Fazit

Das Erstellen eines Umschlags in DocuSign ist ein gut strukturierter Prozess, der es ermöglicht, Dokumente sicher, schnell und rechtlich bindend elektronisch unterschreiben zu lassen. Die intuitive Bedienung und vielfältigen Funktionen machen es einfach, Empfänger und Dokumente zu verwalten, Signaturfelder präzise zu platzieren und den gesamten Ablauf lückenlos zu kontrollieren.