Wie erstelle ich einen Teams-Termin in Outlook?

1. Voraussetzungen für das Erstellen eines Teams-Termins in Outlook
2. So erstellen Sie einen Teams-Termin in der Outlook-Desktopanwendung
3. Erstellen eines Teams-Termins in Outlook im Web
4. Besondere Funktionen und Tipps
5. Fazit

Das Erstellen eines Teams-Termins in Outlook ermöglicht es Ihnen, direkt aus Ihrem Kalender heraus eine Besprechung mit Microsoft Teams zu planen. Diese Integration erleichtert die Organisation von Online-Meetings und sorgt dafür, dass alle Teilnehmer die notwendigen Einwahldaten erhalten. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie einen Teams-Termin in Outlook anlegen können, welche Voraussetzungen dafür nötig sind und welche Funktionen zur Verfügung stehen.

Voraussetzungen für das Erstellen eines Teams-Termins in Outlook

Um einen Teams-Termin in Outlook zu erstellen, benötigen Sie zunächst ein Microsoft 365 Konto oder ein anderes Konto, das Zugriff auf Microsoft Teams hat. Außerdem muss die Teams-Integration in Ihrem Outlook-Client aktiviert sein. Bei der Verwendung von Outlook im Web ist die Integration meist standardmäßig verfügbar. In der Desktopversion von Outlook sollten Sie sicherstellen, dass das Teams-Add-In installiert und aktiviert ist, da dieses die Option zur Planung von Teams-Besprechungen hinzufügt.

So erstellen Sie einen Teams-Termin in der Outlook-Desktopanwendung

Öffnen Sie zunächst Outlook und gehen Sie zu Ihrem Kalender. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Besprechung oder Neuer Termin. In dem sich öffnenden Fenster steht Ihnen nun eine zusätzliche Schaltfläche namens Teams-Besprechung zur Verfügung, wenn das Add-In aktiviert ist. Sobald Sie diese Option wählen, werden automatisch die Besprechungsinformationen für ein Microsoft Teams-Meeting hinzugefügt, darunter der Link für den Beitritt sowie Einwahldaten. Tragen Sie nun die Details wie Titel, Datum, Uhrzeit und Teilnehmer ein. Abschließend können Sie die Einladung absenden, woraufhin alle eingeladenen Personen den Termin in ihrem Kalender sehen und direkt dem Teams-Meeting beitreten können.

Erstellen eines Teams-Termins in Outlook im Web

Auch in Outlook im Web (Outlook Online) können Sie ganz einfach Teams-Meeting-Termine erstellen. Navigieren Sie zum Kalender und klicken Sie auf Neues Ereignis. In der Terminplanung finden Sie eine Option Teams-Besprechung oder Onlinebesprechung hinzufügen, die Sie aktivieren können. Nach der Aktivierung werden die Besprechungsdetails automatisch ergänzt. Danach geben Sie alle weiteren Informationen wie Teilnehmer, Betreff und Uhrzeit ein und senden die Einladung ab. Der Termin wird dann in Ihrem Kalender sowie den Kalendern der eingeladenen Teilnehmer angezeigt und enthält den Teams-Link zur Teilnahme.

Besondere Funktionen und Tipps

Wenn Sie einen Teams-Termin in Outlook erstellen, können Sie nicht nur Teilnehmer per E-Mail einladen, sondern auch Besprechungsoptionen wie Lobby-Warteschlangen oder Berechtigungen zur Mikrofon- und Kamera-Nutzung festlegen. In der Meeting-Einladung gibt es oft den Link Besprechungsoptionen, mit dem Sie diese Eigenschaften konfigurieren können, bevor die Besprechung startet. Weiterhin können Sie den Termin so planen, dass er sich wiederholt oder dass Erinnerungen gesetzt werden. Dies macht es einfacher, regelmäßig stattfindende Online-Treffen zu organisieren.

Fazit

Das Erstellen eines Teams-Termins in Outlook ist ein integraler Bestandteil moderner Arbeitsabläufe und erlaubt die einfache Organisation von Online-Besprechungen. Durch die Kombination von Outlook-Kalender und Microsoft Teams-Integration sparen Sie Zeit und steigern die Zusammenarbeit im Team. Sobald Sie die Funktion verstanden und genutzt haben, wird die Planung von virtuellen Meetings schnell und problemlos.