Wie erstelle ich eine Excel-Vorlage zur monatlichen Haushaltsbuchführung?
- Vorbereitung des Excel-Dokuments
- Grundstruktur anlegen
- Formatierung der Tabelle
- Dropdown-Listen für Kategorien erstellen
- Summen und Auswertungen einfügen
- Erweiterte Auswertung mit Pivot-Tabellen
- Design und Benutzerfreundlichkeit
- Speichern als Vorlage
- Fazit
Vorbereitung des Excel-Dokuments
Bevor Sie mit der Eingabe von Daten beginnen, öffnen Sie eine neue Excel-Arbeitsmappe und benennen Sie das erste Tabellenblatt beispielsweise mit Januar oder allgemein mit Haushaltsbuch. So behalten Sie den Überblick, wenn Sie die Haushaltsführung für mehrere Monate planen.
Grundstruktur anlegen
Erstellen Sie zunächst Spaltenüberschriften, die alle wichtigen Informationen für Ihre Haushaltsbuchführung abdecken. Übliche Spalten sind Datum, Kategorie, Beschreibung, Einnahmen und Ausgaben. Im Feld Datum tragen Sie den Tag der Buchung ein, während Sie in Kategorie beispielsweise Lebensmittel, Miete oder Freizeit notieren. Die Beschreibung dient dazu, den Vorgang genauer zu spezifizieren. In Einnahmen und Ausgaben tragen Sie die jeweiligen Beträge ein. Verwenden Sie für Einnahmen positive Zahlen und für Ausgaben ebenfalls positive Zahlen, aber in der separaten Ausgabenspalte, um die Übersichtlichkeit zu bewahren.
Formatierung der Tabelle
Um die Tabelle übersichtlich zu gestalten, markieren Sie die Überschriftenzeile fett und heben Sie sie farblich hervor, zum Beispiel mit einem hellen Grau oder Blau. Formatieren Sie die Spalten Datum im Datumsformat, sodass das Eingabeformat automatisch angepasst wird. Für die Spalten Einnahmen und Ausgaben sollten Sie das Währungsformat verwenden. So sehen Sie immer direkt, welche Beträge eingetragen wurden und in welcher Währung.
Dropdown-Listen für Kategorien erstellen
Um Eingabefehler bei der Kategorie zu vermeiden, können Sie Dropdown-Listen einfügen. Legen Sie dazu auf einem extra Tabellenblatt – zum Beispiel Kategorien – eine Liste mit Kategorien an. Gehen Sie anschließend zurück zur Haupttabelle, markieren Sie die Zellen in der Spalte Kategorie, und wählen Sie im Menü Daten die Funktion Datenüberprüfung. Wählen Sie dort die Option Liste aus und verweisen Sie auf den Bereich der Kategorien. So können Sie bei jeder Eingabe aus der Liste auswählen.
Summen und Auswertungen einfügen
Am unteren Ende der Tabelle bieten sich Formeln für die automatische Summierung an. Setzen Sie unter die Spalten Einnahmen und Ausgaben eine Summenformel ein, zum Beispiel =SUMME(D2:D100) für Einnahmen, wenn Ihre Beträge in Spalte D stehen. Das gleiche machen Sie für die Ausgaben in der jeweiligen Spalte. Zusätzlich können Sie eine Zelle definieren, die die Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben ausgibt, also den Überschuss oder das Defizit. Das erreichen Sie mit einer einfachen Formel wie =SUMME(D2:D100)-SUMME(E2:E100).
Erweiterte Auswertung mit Pivot-Tabellen
Für eine tiefergehende Analyse können Sie eine Pivot-Tabelle anlegen, die Ihre Ausgaben und Einnahmen nach Kategorien zusammenfasst. Markieren Sie dazu alle Ihre Daten und wählen Sie unter Einfügen die Funktion PivotTable. In der Auswahl definieren Sie, dass die Kategorien als Zeilen verwendet werden und die Beträge als Werte zusammengefasst werden. So sehen Sie schnell, wie viel Geld Sie im Monat in den einzelnen Kategorien ausgegeben bzw. eingenommen haben.
Design und Benutzerfreundlichkeit
Damit Ihre Vorlage übersichtlich bleibt, können Sie Filter in der Überschriftenzeile aktivieren. Das geschieht über Daten > Filter. Filter ermöglichen Ihnen, einzelne Monate, Kategorien oder Beträge gezielt auszuwählen, ohne die Daten manuell suchen zu müssen. Außerdem empfiehlt es sich, die Eingabebereiche farblich zu kennzeichnen, etwa mit einem hellen Hintergrund, damit sofort ersichtlich ist, wo Daten eingetragen werden sollen.
Speichern als Vorlage
Haben Sie Ihre Haushaltsbuchvorlage fertig gestaltet, speichern Sie die Datei als Excel-Vorlage ab. Dafür wählen Sie Speichern unter und als Dateityp Excel-Vorlage (*.xltx). So können Sie die Vorlage später für jeden Monat erneut verwenden, ohne Ihre ursprünglichen Daten zu überschreiben. Einfach die Vorlage öffnen, unter neuem Namen speichern und die jeweiligen Einträge ergänzen.
Fazit
Mit ein wenig Zeitaufwand schaffen Sie sich eine übersichtliche und nützliche Excel-Vorlage für die monatliche Haushaltsbuchführung, mit der Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben jederzeit im Blick behalten. Durch die Verwendung von Datenvalidierung, Formatierungen und Formeln erleichtern Sie sich die Dateneingabe und schaffen eine solide Grundlage für Ihre finanzielle Planung.