Wie ändere ich die Standard-Signatur in der Outlook-App?
- Einleitung
- Ändern der Standard-Signatur in der Outlook-Mobile-App
- Ändern der Standard-Signatur in der Outlook-Desktop-App auf Windows
- Ändern der Standard-Signatur in der Outlook-App auf dem Mac
- Zusammenfassung und Tipps
Einleitung
Die Signatur in der Outlook-App dient dazu, am Ende jeder E-Mail automatisch Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten oder andere wichtige Informationen anzufügen. Wenn Sie die Standard-Signatur in der Outlook-App ändern möchten, ist das mit wenigen Schritten möglich. Nachfolgend wird der Vorgang sowohl für die mobile Outlook-App (Android und iOS) als auch für die Outlook-Desktop-App auf Windows und Mac ausführlich erklärt.
Ändern der Standard-Signatur in der Outlook-Mobile-App
Öffnen Sie zunächst die Outlook-App auf Ihrem Smartphone oder Tablet. Tippen Sie auf das Menüsymbol, das in der Regel oben links als drei horizontale Linien dargestellt wird. Scrollen Sie nun nach unten und wählen Sie dort den Punkt Einstellungen (Zahnrad-Symbol) aus. In den Einstellungen suchen Sie nach dem Menüeintrag Signatur. Falls Sie mehrere E-Mail-Konten in der App eingerichtet haben, sehen Sie für jedes Konto eine separate Option, um die jeweilige Signatur zu ändern. Tippen Sie auf die gewünschte Signatur und geben Sie den neuen Text ein. Dies kann beispielsweise Ihr Name, Ihre Position oder eine Kontaktadresse sein. Wenn Sie fertig sind, wird die Änderung automatisch gespeichert. Die neue Signatur wird bei allen zukünftigen E-Mails, die Sie über die App verschicken, automatisch angehängt.
Ändern der Standard-Signatur in der Outlook-Desktop-App auf Windows
Starten Sie Outlook auf Ihrem Windows-PC. Klicken Sie oben im Menüband auf den Reiter Datei. Wechseln Sie anschließend in den Bereich Optionen, der unten links im Menü erscheint. Im neuen Fenster der Outlook-Optionen wählen Sie auf der linken Seite den Abschnitt E-Mail aus. In der Mitte finden Sie einen Button Signaturen... – klicken Sie diesen an. Es öffnet sich ein weiteres Fenster mit der Übersicht aller gespeicherten Signaturen. Hier können Sie entweder eine bestehende Signatur auswählen und bearbeiten oder eine komplett neue erstellen, indem Sie auf Neu klicken. Unten rechts können Sie zudem festlegen, welche Signatur standardmäßig für neue Nachrichten und welche für Antworten oder Weiterleitungen verwendet werden soll. Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit OK, um die Einstellungen zu speichern. Die neu eingestellte Signatur wird jetzt in allen neuen E-Mails, die Sie in Outlook verfassen, automatisch verwendet.
Ändern der Standard-Signatur in der Outlook-App auf dem Mac
Starten Sie Outlook auf Ihrem Mac. Klicken Sie in der Menüleiste auf Outlook und wählen Sie dann Einstellungen aus. In den Einstellungen klicken Sie auf das Symbol Signaturen. Im sich öffnenden Fenster sehen Sie alle vorhandenen Signaturen. Hier können Sie eine ausgewählte Signatur bearbeiten oder eine neue anlegen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, eine Standardsignatur für jedes Ihrer eingerichteten E-Mail-Konten auszuwählen. Nachdem Sie die gewünschten Änderungen vorgenommen haben, schließen Sie das Fenster. Die neue Signatur wird bei allen zukünftigen E-Mails verwendet.
Zusammenfassung und Tipps
Die Standard-Signatur in der Outlook-App lässt sich sowohl auf mobilen Geräten als auch auf Desktop-Computern relativ unkompliziert anpassen. Achten Sie darauf, dass Sie nach der Änderung das richtige Konto auswählen, falls Sie mehrere Mailkonten in Outlook verwenden. Für ein professionelles Erscheinungsbild empfiehlt es sich, eine einheitliche Signatur mit klaren und kurzen Angaben zu verwenden. Wenn Sie HTML-Formatierungen in der Signatur nutzen möchten, unterstützen die Desktop-Versionen von Outlook dies umfassender als die mobilen Apps. Nutzen Sie bei Bedarf auch optionale Verlinkungen und Grafiken, jedoch mit bedacht, um Probleme bei der Darstellung zu vermeiden.