Welche Funktionen bietet die Expensify-App für die Verwaltung von Geschäftsreisekosten?
- Automatische Belegerfassung und -verarbeitung
- Intuitive Spesenberichte und -kategorien
- Integration von Kreditkarten und Konten
- Reiserichtlinien und Genehmigungsworkflow
- Multi-Währungs- und Steuerunterstützung
- Reisebuchungen und Kilometerübersicht
- Nahtlose Integration mit Buchhaltungssoftware
- Echtzeit-Analyse und Auswertungen
Automatische Belegerfassung und -verarbeitung
Expensify ermöglicht es Nutzern, Belege durch einfaches Fotografieren mit dem Smartphone zu erfassen. Die App verwendet eine fortschrittliche Texterkennung (OCR), welche die relevanten Daten wie Datum, Betrag, Händler und Währung automatisch extrahiert. Dies spart erheblich Zeit beim Erfassen von Ausgaben und reduziert Fehler, die bei manueller Eingabe entstehen können. Die Belege werden anschließend digital archiviert, sodass sie jederzeit schnell wiedergefunden werden können.
Intuitive Spesenberichte und -kategorien
Die App bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche zur Erstellung von Spesenberichten. Nutzer können einzelne Ausgaben verschiedenen Kategorien zuordnen und in Berichte zusammenfassen. Dabei ist es möglich, unterschiedliche Projekte, Kunden oder Reisekonten zu verwenden, was eine präzise Zuordnung der Geschäftsreisekosten ermöglicht. Die Berichte lassen sich vor dem Versand noch einmal überprüfen und bei Bedarf bearbeiten.
Integration von Kreditkarten und Konten
Expensify ermöglicht die automatische Synchronisation mit Kreditkarten und Bankkonten. Dadurch werden Ausgaben in Echtzeit importiert und mit bestehendem Belegeinträgen abgeglichen. So entsteht ein vollständiges Bild aller Geschäftsreisekosten ohne manuelle Nacharbeit. Dies erleichtert die Nachverfolgung der Ausgaben erheblich und sorgt für eine lückenlose Dokumentation.
Reiserichtlinien und Genehmigungsworkflow
Unternehmen können in Expensify individuelle Reiserichtlinien hinterlegen, die automatisch auf eingereichte Ausgaben angewendet werden. Die App warnt Nutzer bei Verstößen gegen diese Richtlinien sofort, sodass unangemessene Ausgaben frühzeitig erkannt werden. Außerdem unterstützt Expensify den Genehmigungsprozess, indem Berichte zur Prüfung und Freigabe an Vorgesetzte oder die Buchhaltung weitergeleitet werden. Dies sorgt für transparente Abläufe und beschleunigt die Abwicklung.
Multi-Währungs- und Steuerunterstützung
Die App unterstützt Ausgaben in verschiedenen Währungen, was vor allem bei internationalen Geschäftsreisen von großem Vorteil ist. Expensify rechnet Beträge automatisch um und stellt die Auswertungen entsprechend übersichtlich dar. Zudem können Steuerinformationen und Mehrwertsteuerbeträge erfasst und für die Buchhaltung bereitgestellt werden, was die Vorbereitung von Steuererklärungen erleichtert.
Reisebuchungen und Kilometerübersicht
Über die App lassen sich teilweise auch Reisebuchungen integrieren, sodass Flug- und Hotelkosten direkt mit den Spesen verknüpft werden können. Darüber hinaus bietet Expensify eine Funktion zur Kilometererfassung, die es ermöglicht, gefahrene Strecken für Dienstfahrten automatisch zu protokollieren und abzurechnen. Beide Möglichkeiten unterstützen eine umfassende Abwicklung der Reisekosten.
Nahtlose Integration mit Buchhaltungssoftware
Expensify lässt sich problemlos mit gängigen Buchhaltungs- und ERP-Systemen wie SAP, QuickBooks oder Xero verbinden. Durch diese Integration können Spesenberichte und Belegdaten automatisch exportiert werden, was den manuellen Aufwand in der Buchhaltung deutlich reduziert. So wird ein durchgängiger Workflow von der Erfassung der Ausgaben bis zur Finanzbuchhaltung ermöglicht.
Echtzeit-Analyse und Auswertungen
Die App bietet umfassende Analysefunktionen, die es Unternehmen erlauben, Ausgabenmuster und Kostenstellen im Überblick zu behalten. Berichte können zeitlich gefiltert und nach verschiedenen Kriterien ausgewertet werden, sodass Trends frühzeitig erkannt und Budgets besser kontrolliert werden können. Diese Daten tragen zur Optimierung von Geschäftsreisen und zur Kosteneinsparung bei.