Einrichtung freigegebener Postfächer in Exchange
- Einführung
- Voraussetzungen
- Erstellung des freigegebenen Postfachs über das Exchange Admin Center
- Zuordnung von Berechtigungen
- Einbindung des freigegebenen Postfachs in Outlook
- Einrichtung per PowerShell
- Zusammenfassung
Einführung
Freigegebene Postfächer in Exchange ermöglichen es mehreren Benutzern, auf eine gemeinsame E-Mail-Adresse zuzugreifen und E-Mails gemeinsam zu verwalten. Dies ist besonders nützlich für Teams oder Abteilungen, die eine zentrale Kontaktadresse verwenden möchten, ohne dafür ein eigenes Benutzerkonto anzulegen.
Voraussetzungen
Bevor ein freigegebenes Postfach eingerichtet wird, muss sichergestellt sein, dass Sie über die notwendigen Berechtigungen in Exchange verfügen, z.B. als Administrator oder mit entsprechenden Rechten im Exchange Admin Center (EAC) oder PowerShell. Darüber hinaus benötigen die Benutzer, die Zugriff auf das freigegebene Postfach erhalten sollen, ein aktives Exchange-Konto.
Erstellung des freigegebenen Postfachs über das Exchange Admin Center
Um ein freigegebenes Postfach im Exchange Admin Center anzulegen, melden Sie sich zunächst mit Ihren Administrator-Zugangsdaten am EAC an. Navigieren Sie dort zum Bereich Empfänger und dann zum Unterpunkt Freigegebene. Hier finden Sie die Möglichkeit, ein neues freigegebenes Postfach zu erstellen, indem Sie auf Neu hinzufügen klicken. Geben Sie im Formular einen Namen für das Postfach sowie die gewünschte E-Mail-Adresse ein. Nach dem Anlegen wird das freigegebene Postfach in der Liste der freigegebenen Postfächer angezeigt.
Zuordnung von Berechtigungen
Nachdem das freigegebene Postfach erstellt wurde, müssen Sie Benutzer hinzufügen, die darauf Zugriff haben sollen. Im EAC wählen Sie dazu das entsprechende freigegebene Postfach aus und öffnen die Eigenschaften. Unter Postfachberechtigungen können Sie Benutzer als Vollzugriffsberechtigte oder Senden als Berechtigte hinzufügen. Die Vollzugriffsberechtigung erlaubt, auf das Postfach zuzugreifen und E-Mails zu lesen sowie zu verwalten. Die Senden als Berechtigung gestattet dem Benutzer, E-Mails im Namen des freigegebenen Postfachs zu senden.
Einbindung des freigegebenen Postfachs in Outlook
Nachdem die Berechtigungen vergeben wurden, können die berechtigten Benutzer das freigegebene Postfach in ihrem Outlook hinzufügen. In der Regel erscheint das freigegebene Postfach automatisch im Outlook, wenn der Benutzer neu startet. Sollte dies nicht der Fall sein, kann das Postfach manuell über die Kontoeinstellungen hinzugefügt werden. Das freigegebene Postfach erscheint dann neben dem persönlichen Postfach und kann wie gewohnt verwendet werden.
Einrichtung per PowerShell
Alternativ zum EAC kann das freigegebene Postfach auch mit PowerShell erstellt und verwaltet werden. Über das Exchange Management Shell oder die Verbindung zu Exchange Online PowerShell wird der Befehl New-Mailbox -Shared -Name "Name" -DisplayName "Anzeigename" -Alias "Alias" verwendet, um das Postfach zu erstellen. Um Berechtigungen zu vergeben, verwenden Sie beispielsweise Add-MailboxPermission -Identity "Name" -User "Benutzer" -AccessRights FullAccess für Vollzugriffsrechte oder Add-RecipientPermission -Identity "Name" -Trustee "Benutzer" -AccessRights SendAs für das Senden als Berechtigung.
Zusammenfassung
Die Einrichtung eines freigegebenen Postfachs in Exchange erfolgt am einfachsten über das Exchange Admin Center, wobei zunächst das Postfach angelegt und anschließend Zugriffsrechte an Benutzer vergeben werden. Benutzer können dann über Outlook problemlos auf das gemeinsame Postfach zugreifen. Alternativ lassen sich alle Schritte auch per PowerShell steuern, was insbesondere bei größeren Umgebungen oder automatisierten Abläufen von Vorteil ist.