docusign nachträglich empfänger hinzufügen

1. Kann man Empfänger bei DocuSign nachträglich hinzufügen?
2. Empfänger während der Signaturreihe hinzufügen
3. Empfänger hinzufügen bei bereits abgeschlossener Signatur
4. Praktische Schritte zum Hinzufügen eines Empfängers nach dem Versand
5. Fazit

Es kann vorkommen, dass beim Versand eines Dokuments über DocuSign ein weiterer Empfänger nachträglich hinzugefügt werden muss. Diese Funktion ist besonders wichtig, wenn während des Signaturprozesses zusätzliche Personen eingebunden werden sollen, ohne den gesamten Ablauf neu zu starten. Im Folgenden wird ausführlich erklärt, wie man in DocuSign nachträglich Empfänger hinzufügen kann und welche Möglichkeiten es dabei gibt.

Kann man Empfänger bei DocuSign nachträglich hinzufügen?

In DocuSign ist es grundsätzlich möglich, Empfänger nachträglich zu einem bereits versendeten Dokument hinzuzufügen. Allerdings ist zu beachten, dass die Art und Weise sowie die Möglichkeiten variieren können, je nachdem, in welchem Stadium sich der Versandprozess befindet. Zum Beispiel ist das Hinzufügen von Empfängern einfacher, wenn das Dokument noch nicht vollständig signiert wurde. In fortgeschrittenen Phasen, etwa wenn alle vorgesehenen Empfänger bereits unterschrieben haben, kann das Hinzufügen von Personen komplizierter sein und manchmal einen erneuten Versand erfordern.

Empfänger während der Signaturreihe hinzufügen

Wenn das Dokument sich in einem aktiven Signiervorgang befindet, können Administratoren oder versendende Personen oft über die Bearbeitungsfunktionen in DocuSign weitere Empfänger hinzufügen. Hierbei öffnet man das entsprechende Envelope (also das versendete Dokument im System) und sucht nach der Option, Empfänger zu bearbeiten oder zu ergänzen. Nach dem Hinzufügen der neuen Empfänger werden diese dann automatisch im Ablauf berücksichtigt und erhalten eine Benachrichtigung zur Signatur. Wichtig ist, dass die Reihenfolge der Unterzeichnung durch die eingestellten Signaturreihen angepasst wird, damit neue Empfänger an der richtigen Stelle im Prozess unterschreiben.

Empfänger hinzufügen bei bereits abgeschlossener Signatur

Wenn ein Dokument bereits vollständig signiert und abgeschlossen ist, kann kein weiterer Empfänger direkt in diesem Vorgang hinzugefügt werden. In solchen Fällen ist es notwendig, eine neue Envelope mit dem Originaldokument zu erstellen und die neuen Empfänger anzugeben. Alternativ kann man das signierte Dokument mit zusätzlichem Empfänger separat teilen oder einen Nachtrag erstellen. DocuSign bietet auch die Möglichkeit, sogenannte "Carbon Copy" (CC)-Empfänger hinzuzufügen, die zwar nicht unterschreiben, aber eine Kopie des Dokuments erhalten. Dies kann nachträglich erfolgen, sofern der Envelope noch aktiv ist.

Praktische Schritte zum Hinzufügen eines Empfängers nach dem Versand

Im Wesentlichen besteht der Vorgang darin, sich in das DocuSign-Konto einzuloggen, das betreffende Envelope auszuwählen und die Bearbeitungsoptionen zu nutzen. Dort sucht man nach "Empfänger bearbeiten" oder "Empfänger hinzufügen". Bei einigen Kontoarten oder Berechtigungen kann diese Funktion eingeschränkt sein, daher ist es wichtig, über die nötigen Rechte zu verfügen. Nach dem Hinzufügen und Speichern der Änderungen werden die neuen Empfänger automatisch benachrichtigt. Es empfiehlt sich, die Reihenfolge der Signaturen nochmals zu überprüfen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Fazit

Das nachträgliche Hinzufügen von Empfängern in DocuSign ist unter bestimmten Voraussetzungen möglich und sinnvoll, wenn sich der Signaturprozess noch in einem aktiven Zustand befindet. Es erfordert jedoch meist administrative Rechte und ein gewisses Verständnis für die Abläufe innerhalb von DocuSign. Ist das Dokument bereits vollständig abgeschlossen, wird meistens ein neuer Envelope benötigt. Insgesamt erleichtert diese Funktion die flexible Verwaltung von Signaturprozessen und hilft, spontane Änderungen im Verteiler problemlos umzusetzen.