Breakout-Räume in Zoom vor einem Meeting erstellen
- Einleitung
- Voraussetzungen und Einstellungen
- Terminplanung des Meetings
- Vorbereitung der Breakout-Räume vor dem Meeting
- Speichern und Verwalten der Breakout-Räume
- Fazit
Einleitung
In Zoom ist es möglich, sogenannte Breakout-Räume zu erstellen, um Teilnehmer während eines Meetings in kleinere Gruppen aufzuteilen. Dies ist besonders hilfreich für Workshops, Teamarbeit oder Diskussionsrunden. Während man Breakout-Räume üblicherweise direkt im Meeting anlegt, kann man diese auch bereits im Voraus vorbereiten und so den Ablauf des Meetings erleichtern. Im Folgenden wird Schritt für Schritt erklärt, wie Sie Breakout-Räume vor einem Meeting anlegen können.
Voraussetzungen und Einstellungen
Damit Sie Breakout-Räume vor einem Meeting planen können, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Zunächst muss die Breakout-Raum-Funktion in Ihrem Zoom-Konto aktiviert sein. Melden Sie sich dafür auf der Zoom-Webseite unter https://zoom.us/signin an. Gehen Sie anschließend im Menü links auf Einstellungen und suchen Sie unter dem Reiter Meeting den Bereich Breakout-Raum. Stellen Sie sicher, dass der Schalter für Breakout-Räume aktiviert ist. Nur so haben Sie die Möglichkeit, die Räume im Vorfeld zu erstellen.
Terminplanung des Meetings
Nachdem die Funktion aktiviert wurde, planen Sie Ihr Meeting wie gewohnt über die Zoom-Webseite oder den Zoom-Client. Geben Sie alle wichtigen Details wie Datum, Uhrzeit und Teilnehmer ein. Sobald das Meeting erstellt ist, können Sie im Bereich der Meeting-Verwaltung die Breakout-Räume vorbereiten.
Vorbereitung der Breakout-Räume vor dem Meeting
In den Meeting-Details finden Sie die Option Breakout-Räume verwalten. Klicken Sie darauf, um die Räume zu definieren. Sie können eine bestimmte Anzahl von Breakout-Räumen anlegen und diese mit individuellen Namen versehen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Teilnehmer den einzelnen Räumen manuell zuzuordnen, was besonders bei festgelegten Teilnehmerlisten sinnvoll ist. Alternativ kann Zoom die Teilnehmer auch automatisch auf die Räume verteilen.
Speichern und Verwalten der Breakout-Räume
Sobald Sie die Räume und Teilnehmerzuordnungen festgelegt haben, speichern Sie die Einstellungen. Diese Vorbereitung bleibt erhalten, sodass wenn Sie das Meeting starten, die Räume sofort einsatzbereit sind. Während des Meetings können Sie die Breakout-Räume jederzeit öffnen, schließen oder neu anordnen. Die im Voraus erstellte Struktur erleichtert und beschleunigt jedoch die Organisation.
Fazit
Die Möglichkeit, Breakout-Räume vor einem Meeting zu erstellen, ist eine praktische Funktion, um administrative Zeit während des Meetings zu sparen und den Ablauf reibungslos zu gestalten. Dafür müssen Sie die Funktion in Ihren Kontoeinstellungen aktivieren, das Meeting planen und dann über die Meeting-Verwaltung die Räume und Teilnehmer vorbereiten. So sind Sie optimal auf interaktive und strukturierte Meetings vorbereitet.